Como automatizar Contas a Pagar

Liberte o departamento de CP da papelada e processos manuais

O que é a automatização de Contas a Pagar?

A automatização de Contas a Pagar (CP) é a tecnologia que otimiza o processo de contas a pagar de ponta a ponta, desde a aquisição e processamento de faturas até a aprovação do pagamento.

Algumas das funções manuais que podem se beneficiar da automatização são:

  • Captura de faturas

  • Validação de dados

  • Adequação dos pedidos de compra

  • Encaminhamento e aprovação de faturas

  • Pagamento

  • Relatório

Como automatizar Contas a Pagar

A Hyland oferece uma solução de automatização de contas a pagar que usa captura inteligente de dados, automatização de fluxo de trabalho e integração perfeita com seu sistema de planejamento de recursos corporativos (ERP).

A solução de automatização de CP trabalha fornecendo:

  • Captura eletrônica de faturas e documentos de apoio.Faturas em papel, e-mail, EDI ou outros formatos podem ser capturados por meio de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e captura inteligente para eliminar a entrada manual de dados.

  • Fluxo de trabalho de Contas a Pagar Todo o processo é automatizado e o fluxo de trabalho é acionado quando certas etapas são concluídas. Os aprovadores também recebem uma notificação quando existem tarefas que requerem atenção.

  • Integração e acesso móvel. A solução se integra perfeitamente com sistemas de contabilidade, ERPs e clientes de e-mail para que os funcionários possam visualizar todas as informações de uma plataforma sem trocar de aplicativo. A conveniência adicional do acesso móvel torna as aprovações mais rápidas e fáceis para funcionários remotos.

  • Dados e análises em tempo real. Obtenha uma visão completa do processo de contas a pagar de ponta a ponta e gere relatórios que fornecem informações sobre o fluxo de caixa e os gargalos do processo.

Benefícios da automatização de contas a pagar

O mercado de pagamentos B2B nos EUA - que chega a US$ 22 trilhões - ainda não alcançou rápido o suficiente a tecnologia que melhora a produtividade no trabalho. Um estudo mostra que 36 por cento das organizações ainda usam faturas em papel, 47 por cento ainda dependem de processos de aprovação manual e 49 por cento dos pagamentos são feitos em cheque, de acordo com Business Insider Intelligence.

O relatório também revelou que 44 por cento das organizações estão procurando como automatizar contas a pagar para superar obstáculos operacionais que reduzem a produtividade.

Automatização de CP oferece benefícios como:

  • Redução dos toques manuais por transação. Ao automatizar a captura de faturas, os erros causados pela entrada manual de dados podem ser eliminados. Isso também economiza o tempo do funcionário, que pode ser gasto em atividades que requerem interação humana.

  • Diminuição do processamento de faturas em papel. A maioria das faturas são enviadas aos departamentos de CP como documentos em papel, portanto, a opção pela fatura eletrônica reduz a quantidade de papel que os funcionários precisam para classificar, organizar e arquivar.

  • Processo de aprovação e encaminhamento de arquivos mais rápido. Depois que as faturas são capturadas no sistema, elas podem ser encaminhadas automaticamente para os aprovadores relevantes quando certas condições são atendidas. As faturas não precisam mais ser encaminhadas para a mesa do aprovador, onde podem se sentar por alguns dias antes de receberem atenção.

  • Economia do custo por fatura. Fatores como papel, taxas de postagem, tinta de fotocopiadora e manutenção de software legado contribuem para os custos de faturamento do processo. Mas, uma vez que esses direcionadores de custo são reduzidos por meio da automatização, seu custo por fatura também é reduzido.

  • Acesso instantâneo à informação. Em um ambiente tradicional baseado em papel, é difícil localizar onde está tudo ou saber em que estágio está cada fatura. Mas com faturas digitalizadas que são armazenadas em um repositório central, você pode facilmente visualizar as informações de que precisa em um único local.

  • Redução do risco de fraude. Os recursos de rastreamento registram todas as atividades em uma transação específica e criam uma trilha de auditoria totalmente visível. Isso minimiza os casos de fraude, roubo ou erros caros

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