O que é o processo de Contas a Pagar?

O que é o processo de contas a pagar?

O processo de contas a pagar (CP) é responsável por pagar fornecedores e prestadores para bens e serviços adquiridos pela organização. Os departamentos de CP normalmente lidam com contas e faturas recebidas, mas podem servir a funções adicionais dependendo do tamanho e da natureza do negócio.

O processo de CP pode ser dividido em quatro etapas, embora a complexidade e a duração de cada uma possam ser diferentes de organização para organização. As etapas são:

• Receber a fatura

• Revisar a fatura

• Aprovar a fatura

• Pagar fornecedores e prestadores

Por que a gestão de contas a pagar é importante?

CP é um processo de negócios crítico, apesar de entrar na categoria de funções de back-office. A eficiência e produtividade de um departamento de CP dependem de como seus funcionários podem gerenciar o ciclo da compra até o pagamento em tempo hábil.

Um departamento de CP bem administrado garante:

• Forte relacionamento com fornecedores e vendedores que beneficiam o negócio a longo prazo

• Entrega ininterrupta de bens e serviços adquiridos que mantém os negócios funcionando sem problemas

• Sem pagamentos em atraso, o que pode incorrer em penalidades ou custos extras

• Acompanhamento sistemático de todas as faturas e pagamentos feitos para evitar pagamentos perdidos ou duplicados

• Melhor gestão do fluxo de caixa da empresa

• Risco de fraude reduzido

Quais são os desafios enfrentados por Contas a Pagar?

No entanto, os departamentos de CP enfrentam desafios que os impedem de otimizar seus processos. Os gerentes de CP também estão sob pressão para fazer mais com menos, enquanto transformam seus departamentos de centros de custo em centros de lucro.

Os problemas comumente enfrentados por profissionais de CP incluem:

• Muita papelada. CP é um dos departamentos com maior consumo de papel, com metade de todas as faturas recebidas como documentos em papel. A classificação, organização e processamento de arquivos de papel roubam o tempo de seus funcionários, que poderia ser gasto em tarefas de maior valor.

• Entrada manual de dados. As equipes de CP gastam muito tempo digitando manualmente os dados de várias fontes e formatos, o que pode causar erros de entrada de dados e documentos perdidos.

• Processo de aprovação demorado. Dependendo do valor do pagamento, pode haver várias etapas e níveis de aprovação. A maioria das faturas também exige a aprovação de partes interessadas fora do departamento de CP. Isso pode aumentar o tempo do ciclo, especialmente se os aprovadores não puderem acessar facilmente os fluxos de trabalho de aprovação.

• Falta de visibilidade. Os processos de papel e manuais criam um ponto cego que impede as equipes de CP de rastrear com eficiência o fluxo de caixa da empresa. Não saber em que estágio se encontra cada fatura aumenta o risco de atrasos nos pagamentos e dificulta a análise da saúde financeira da empresa.

Como otimizar o processo de Contas a Pagar

Para resolver os problemas que impedem as equipes de CP de serem eficientes, há um conjunto de práticas recomendadas que ajudam a agilizar o processo de Contas a Pagar do início ao fim.

• Centralizar todos os documentos importantes e automatizar processos de CP em uma única plataforma. Isso torna a automatização de ponta a ponta possível com a capacidade de capturar, integrar, medir, processar, armazenar e acessar informações críticas de CP.

• Diminuir o processamento de faturas em papel. Defina diretrizes para que os fornecedores enviem faturas digitais e aproveite o software de captura de faturas para extrair automaticamente as informações necessárias para o seu ERP.

• Definir lembretes de pagamentos. Isso garante que você receba notificações para evitar pagamentos atrasados ou perdidos e aproveite os descontos de pagamento antecipado.

• Gerar relatórios mensais. Compile relatórios mensais de reconciliação, atividades com voucher e histórico de pagamentos para ajudar sua empresa a entender seu fluxo de caixa e se preparar para auditorias e solicitações de informações.

Para saber mais sobre como otimizar/simplificar seu processo de Contas a Pagar, entre em contato conosco.