Captura de dados do ECM

Sua solução de ECM deve capturar todos os documentos e informações críticas, não importa o tipo de arquivo ou localização

O valor da ECM vai muito além de apenas digitalização.  Sua solução deve ter a capacidade de capturar todo o seu conteúdo importante - papel, eletrônico e dados - em um sistema com intervenção humana limitada.

A solução ideal de ECM deve:

Capturar todos os tipos de arquivos 

 A sua solução de ECM deve preservar o tipo de arquivo nativo em vez de padronizar todos eles em um formato proprietário. A padronização limita o que você pode fazer com a informação no futuro e impede a utilização dos recursos dos aplicativos que criaram os documentos, tais como Microsoft Word, Excel e CAD, entre outros.

Com sua força de trabalho constantemente em movimento, também é importante para uma solução de ECM ser capaz de capturar imagens e informações usando dispositivos móveis, especificamente fornecendo a capacidade de ingestão de informações por meio de formulários eletrônicos.

A solução ECM também deve capturar correspondências diretamente de clientes de e-mail externos, junto com os anexos relacionados, para garantir que todo o conteúdo relevante esteja em um único sistema.

Capturar em qualquer local  

A sua solução de ECM deve oferecer a flexibilidade de capturar altos volumes de documentos no local onde são recebidos ou criados, o que permite que você economize tempo e evite os custos relativos a transporte. Sejam grandes lotes de documentos em uma sala de correspondência, pequenos lotes em um balcão de registro ou documentos únicos em mesas individuais, você nunca deve ter que enviar documentos para um local centralizado, apenas para digitalizá-los em um sistema.

Classifique documentos automaticamente e extraia informações críticas

Conforme esses documentos entram no sistema, a tarefa de classificá-los manualmente e inserir dados em sistemas relevantes pode custar caro para qualquer organização.

Sua solução de ECM deve fornecer a flexibilidade de automatizar ambos os processos - classificando automaticamente os documentos conforme eles entram no sistema, puxando todas as informações críticas e validando os dados extraídos. Isso garante que as informações usadas para indexar o documento no sistema ECM e impulsionar as decisões críticas de negócios ao longo da linha sejam as mais precisas e atualizadas possível.

Com esses processos automatizados, sua organização pode realocar uma equipe dedicada para tarefas de maior valor.