Acesso

A ideia central de ter um sistema de ECM é poder acessar suas informações de forma rápida e fácil.  Além disso, todos que precisam acessar esse conteúdo devem poder acessá-lo facilmente e de qualquer lugar.   Numa solução ideal de ECM, a interação com o usuário deve ser:

  1. Personalizada. O software de ECM deve ser intuitivo. A interface de ECM deve permitir personalização para que cada usuário possa trabalhar em seu estilo preferido.   Quando os usuários podem personalizar a interface, tornando os documentos, formulários, processos de negócios e relatórios imediatamente disponíveis, eles trabalham de maneira mais eficiente.
  2. Integrada. Com frequência, o aplicativo principal dos seus usuários não é o sistema de ECM.  Quando precisam acessar o conteúdo do sistema de ECM relacionado às informações de outro sistema, eles não deveriam ter que lidar com dois aplicativos.  Garanta que o seu sistema de ECM esteja integrado a outros aplicativos, como Outlook, SharePoint, Office, sistemas de ERP e todos os outros aplicativos essenciais aos seus processos de negócio.
  3. Móvel. A sua solução de ECM deve permitir que as informações estejam disponível em dispositivos móveis e tablets.  Esse requisito é essencial, pois o acesso instantâneo à informação, a partir de qualquer lugar, tem um impacto significativo na produtividade.   Os processos não têm que ficar parados até que as pessoas voltem ao escritório.
  4. Offline. Você tem profissionais externos que sofrem com o acesso irregular e não confiável à rede? Assegure que o seu sistema de ECM lhes dê a capacidade de capturar fotos e recuperar, criar e atualizar documentos e formulários.  Você reduz tempo e esforço empregados na digitação de dados quando o usuário volta ao escritório, pois todas as informações são sincronizadas automaticamente no momento em que houver conexão à rede.
  5. Abrangente. É ótimo que você tenha acesso a todas as suas informações, mas e os seus clientes e outros interessados? Aprimore o serviço ao cliente permitindo que os seus clientes enviem formulários, monitorem status e acessem documentos online.  Você também elimina tempo e dinheiro gastos na impressão e  envio de documentos e formulários.