Você possui muitas versões de documentos críticos?

Se uma equipe da sua empresa fosse vender um produto ou serviço e cada representante de vendas trabalhasse com uma lista de preços diferente, ela teria sucesso? Ou se alguns deles utilizassem contratos ou formulários de pedidos obsoletos?

Não teria, não é mesmo? Ou muito esforço seria necessário para manter-se à frente da competição. Agregue ainda questões jurídicas e de conformidade, além de diferentes versões de documentos "finais". Esse tipo de problema ninguém quer.

Com uma solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) que permite a gestão de documentos e o controle de versão/revisão, isso já não será um problema. Com uma implementação bem elaborada, grandes e pequenas empresas podem centralizar a gestão de alterações de documentos de negócios e oferecer sincronização offline para usuários remotos, assegurando que todos acessem a versão mais atualizada de um documento.

Você pode me dar um exemplo? 

Tomemos, por exemplo, o Allina Medical Laboratories em Minneapolis, Minn. Sem um padrão para empurrar políticas, a equipe do laboratório muitas vezes perdia um anúncio de nova política ou atualização de uma política mais antiga. Com a solução OnBase, da Hyland Software, as políticas são armazenadas e monitoradas em um repositório central. O Allina pode assim acompanhar quando e qual diretor médico assinou a política, e os novos funcionários com certeza terão as versões mais recentes de todas as políticas que precisarem ler.

Além disso, se uma política precisar de revisão, o Allina conseguem encaminhar um rascunho para a pessoa certa para que possa ser revisado. Quando o texto da política está finalizado, o sistema a envia para o diretor médico para aprovação. Após 11 meses, a solução envia um lembrete da necessidade de revisão anual ao responsável pela política. Dessa forma, a equipe não precisa se preocupar em monitorar quais políticas precisam ser revisadas e não precisa esperar por aprovações lentas como as aprovações de documentos em papel. As políticas são atualizadas sempre na hora certa, e o Allina se mantém em conformidade com as normas.

Isso é fundamental, pois o Allina precisa estar preparado para ser auditado pelas entidades regulamentadoras.

O maior benefício de poder gerenciar a criação, revisão e distribuição de documentos críticos ao negócio é exatamente esse: a habilidade de gerenciar a criação, revisão e distribuição de documentos. Não há mais confusões causadas por clientes ou consumidores trabalhando com versões antigas. Não há a preocupação de que anotações importantes desapareçam junto com o papel em que foram escritas. Tudo isso, além da capacidade de garantir a uniformidade de documentos e a exatidão das palavras-chave.