Solução para escritório com menos pape

Quanto papel é muito papel?

Para alguns, uma pilha de arquivos na caixa de entrada já é demais. Para outros, o limite é um escritório cheio de arquivos físicos que poderia ser melhor utilizado.

Documentos, em forma de propostas, currículos, recibos, ordens de trabalho, faturas, contas e muito mais, consomem tempo de toda a organização devido à maneira em que a organização interage com eles. Recursos humanos, contas a pagar, contas a receber, gestão de facilities – até mesmo o Santo Graal de todas as organizações, o serviço ao cliente – são impactados pela forma com que os documentos são tratados. Para uma organização que está apenas tentando permanecer competitiva, o processamento lento, a dificuldade na recuperação de arquivos, as informações incompletas e o trabalho duplicado severamente reduzem a produtividade e tornam o serviço ao cliente um pesadelo. Além disso, papel ocupa espaço.

Você pode me dar um exemplo?

Um cliente da OnBase, a TCP Inc., fabricante de dispositivos de iluminação com baixo consumo de energia, guardava arquivos num depósito usado para armazenar produtos. Como os arquivos eram empilhados, quando um empregado necessitava recuperar documentos, tinha que pedir ajuda a um funcionário do depósito autorizado a operar a empilhadeira. O processo não só consumia o tempo do empregado em uma tarefa que não agregava valor, mas também interrompia o fluxo de trabalho normal do funcionário do depósito.

Depois de implementar uma solução de gestão de documentos para reduzir o consumo de papel, a TCP eliminou etapas improdutivas dos seus processos administrativos e operacionais. Criou um processo de entrada de pedidos sem o uso de papel, eliminou a necessidade da impressão anual de 125.000 itens em papel, reduziu em cinco dias o prazo médio de recebimento e economizou o equivalente a quatro funcionários de período integral em horas de trabalho.

Está na hora de tornar seu escritório (quase) sem papel

Sejamos realistas. Nenhuma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo eliminará completamente o uso de papel na sua organização. Sempre haverá papel. Mas você não precisa se sentir inundado pela enorme quantidade de informações que a sua organização utiliza.

Uma solução de gestão de documentos racional e fácil de usar pode coletar, organizar e indexar uma enorme quantidade de documentos e informações, proporcionando uma visualização centralizada de 360 graus que possibilita decisões inteligentes.

Se você está pronto para saber mais, podemos começar a criar a sua solução de ECM. Vamos começar com a gestão de documentos.