Gerenciando conformidade regulatórios com ECM

Como ECM pode ajudar a sua empresa a permanecer em conformidade com os regulamentos

O aumento dos regulamentos de conformidade e auditorias necessárias, tanto internas quanto externas, significa que manter o controle dos documentos necessários é mais importante do que nunca.

Você pode me dar um exemplo? 

Um bom exemplo é a recente reformulação do sistema de segurança de alimentos dos EUA, que pede um aumento das inspeções governamentais nas instalações de processamento de alimentos e dá à Administração de Alimentos e Medicamentos (FDA) o poder de determinar o recolhimento obrigatório de alimentos não seguros. Parte desse processo de recolhimento exige que os fabricantes forneçam à FDA acesso remoto à sua documentação e registros essenciais para efeitos de investigação e auditoria.

Para produtores de alimentos cuja gestão de documentos é desorganizada e dispersa, isso é um pesadelo que pode representar um desastre para os negócios – desde redução de receita até o fechamento de instalações. Afinal, um recolhimento imposto pela FDA pode custar milhões de dólares.

Trabalha no setor de serviços financeiros? Pense em quanto você dormirá sabendo como sua solução de ECM cuidadosamente considerada e estrategicamente implementada está de olho nos seus requisitos de conformidade Sarbanes-Oxley (SOX) e ajudando a gerenciar os custos de conformidade regulatória, quase US$ 2 milhões anuais para empresas com receita média de US$ 4,7 bilhões, de acordo com uma pesquisa de Financial Executives International.

A solução

Uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) pode pode aliviar mentes e facilitar auditorias e outros requisitos de conformidade. De fato, a maioria das organizações industriais realizam economias principalmente com a redução dos custos de auditorias existentes, incluindo o acesso remoto seguro a documentos essenciais, após implementar uma boa solução de ECM.

Além disso, a solução certa de gestão de registros administrará a duração da retenção e a eliminação final dos documentos. Em outras palavras, se o seu documento tiver uma data de vencimento, ele será automaticamente eliminado na data estabelecida (ou você receberá um e-mail notificando que é hora de eliminar o documento e você poderá revisar e aprovar a eliminação).

O gerenciamento de conteúdo corporativo também:

  • Melhora a adaptação a mudanças nos regulamentos de conformidade e envia atualizações instantaneamente
  • Armazena e comunica alterações sem copiar ou distribuir as mesmas
  • Oferece um painel com uma visão geral da conformidade e segurança para os responsáveis pela conformidade, de maneira a reduzir os riscos em tempo real
  • Gerencia a retenção dos documentos armazenados de acordo com regras predefinidas, assim mantendo a conformidade e minimizando os riscos legais