Aprimore os processos de negócios

A eficiência dos processos de negócios da sua organização é vital para o seu sucesso e para a estabilidade dos seus lucros. Seja em termos de resultados globais, seja em termos da eficiência dos funcionários, a maneira em que as suas informações são transmitidas a toda a organização sem dúvida tem um grande impacto.

Uma solução estratégica de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) como o OnBase deve agilizar os seus processos e, ao mesmo tempo, ser flexível o suficiente para atender às necessidades específicas da sua organização.

Muitos dos desafios que você enfrenta são específicos ao seu setor. Para vencê-los, é necessário ter mais do que somente peritos em tecnologia. Você precisa de profissionais que sejam peritos no seu setor, que tenham experiência em organizações como a sua e entendam os seus desafios específicos.

Você pode me dar um exemplo?

Foi o que ocorreu com a Seguros de Occidente (Occidente), uma companhia de seguros de renome mundial sediada na Cidade da Guatemala, na Guatemala. A seguradora desejava ganhar maior participação no mercado e passar à frente da concorrência. A seguradora já usava o OnBase com êxito para otimizar eletronicamente os processos de negócios, mas os líderes da Occidente sabiam que não estavam aproveitando todo o potencial da solução. A Occidente precisava criar planos de curto e de longo prazo para o aperfeiçoamento contínuo dos processos e dos sistemas.

Assim, a organização contatou os especialistas da Hyland Software nesse setor e os membros do nosso Grupo de Soluções Corporativas (ESG, Enterprise Solutions Group). O ESG ofereceu à seguradora um roteiro detalhado e documentado, o que ajudou a organização a desenvolver uma compreensão mais profunda sobre os aperfeiçoamentos que precisava fazer nos processos, em que lugar e por quê. A Occidente possibilitou aos funcionários utilizar melhor os aplicativos instalados para tornar as tarefas diárias mais eficientes e econômicas, o que resultou na redução do tempo gasto na emissão de novas apólices e processamento de sinistros.

Qual foi um dos resultados principais? Estratégias práticas para atender as necessidades de curto e longo prazo.

"A principal recomendação da Hyland foi que criássemos um comitê de ECM", afirma Marta Julia Fernandez, gerente de projetos de TI. "Também nos orientou sobre como facilitar a transição da equipe do ambiente de papel para o eletrônico, para que tivéssemos uma execução mais ágil".

Trabalho focado e de alto valor para agilizar os processos de negócios

É possível que os seus processos de negócios atuais não estejam documentados e, portanto, os seus funcionários não podem adotá-los e não têm autonomia para realizar o trabalho necessário. Além disso, os processos atuais podem ter funcionários de alto valor e alto custo realizando tarefas que, apesar de necessárias, são repetitivas e de baixo valor.

Muitos dos seus processos de negócios envolvem aplicativos que você usa todos os dias (e-mail, por exemplo) ou os seus aplicativos centrais (ERP, sistemas de informação escolar, entre outros). Tome a dianteira. Integre a sua solução de ECM a esses aplicativos centrais, eliminando assim as informações isoladas e aproveitando melhor os investimentos já feitos em tecnologia.

A atividade de aprimoramento dos seus processos de negócios deve também incluir a identificação de potenciais riscos ao cumprimento de requisitos de conformidade e regulamentações. A sua solução de ECM deve oferecer funcionalidades intuitivas para ajudar a cumprir esses requisitos.

Processos incoerentes e ineficientes resultam em demora na tomada de decisões e em decisões tomadas com base em informações incompletas, o que gera baixa produtividade e perda de lucros, além de aumentar os riscos de incumprimento de requisitos de conformidade e regulamentações.

A tecnologia e a estratégia de ECM nas quais você investe devem assegurar que os processos dos quais você depende diariamente sejam eficientes e eficazes e deem mais autonomia aos seus usuários.