Como aumentar a produtividade dos funcionários com a automatização de processos de negócios e ECM

O mundo está se tornando cada vez mais automatizado e a tecnologia está assumindo muitas das tarefas que costumavam ser realizadas por pessoas. Mas ainda existem muitas, muitas outras tarefas que só podem ser concluídas por um humano. Então, por que você ainda atribui aos seus funcionários humanos tarefas que podem ser feitas automaticamente, em vez de liberar seu tempo para trabalhar em tarefas que exigem criatividade, pensamento crítico, solução de problemas e inovação?

Você pode me dar um exemplo?

A maioria das organizações tem algum tipo de atividade de baixo valor agregado. Com frequência, essas atividades consistem em levar papel de uma pessoa para outra. Como na Whatcom Educational Credit Union, uma instituição de serviços financeiros em rápido crescimento no condado de Whatcom, WA. À medida que o número de membros aumentava, as pilhas de papel também cresciam – solicitações de empréstimos, cadastros de membros e mais.

Toda essa papelada era armazenada fisicamente na sede da empresa. Sempre que um funcionário de uma agência precisava acessar o cadastro de um membro – enquanto o membro aguardava no guichê do caixa – alguém na sede tinha que procurar o arquivo, achar o documento certo dentro do arquivo e enviar o documento para a agência por fax.

Pense sobre o tempo desperdiçado em atividades manuais como ligar para o escritório central, encontrar alguém para recuperar o arquivo, o tempo gasto recuperando e enviando o arquivo por fax e depois revisando o fax.

Agora pense no cliente no guichê do caixa e em como essas atividades manuais afetam o tempo de serviço e a satisfação do cliente.

Como eles aumentaram a produtividade dos funcionários

Os líderes dessa cooperativa de crédito sabiam que a remoção dessas atividades manuais eliminaria o tormento com a papelada. Mais importante ainda, melhoraria radicalmente o serviço ao cliente. Com uma solução empresarial de gestão de conteúdo que se integrou facilmente ao sistema central da empresa, eles conseguiram exatamente isso.

Agora, os funcionários têm acesso instantâneo aos arquivos e informações sobre os membros. O tempo que antigamente era gasto em ligações, fax e espera (as atividades de baixo valor) agora é gasto em ajudar os clientes a atingir suas metas financeiras (atividades com maior valor agregado).

A Whatcom usa uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho para fazer isso. A ferramenta processa o trabalho automaticamente de forma segura e é facilmente configurada para atender a condições de negócios que mudam rapidamente. Somente as pessoas certas, no momento certo, podem acessá-la. Ela aprimora o serviço ao cliente com tempo de resposta mais rápido, reduz custos porque libera a equipe das tarefas manuais e ajuda a reforçar práticas de negócios coerentes, que asseguram responsabilidades e conformidade.