Como criar uma RFP de sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo

Encontre o provedor certo de ECM para você

Você identificou o seu problema - muito papel, documentos críticos em falta e problemas de conformidade. Sua organização precisa de uma ferramenta que não irá apenas ajudar com essas áreas, mas também fornecer funcionalidades para automatizar seus workflows de negócios, oferecer acesso móvel e integrar com seus programas/softwares existentes. Em essência, tudo o que um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) confiável oferece. Você sabe que uma solução inteligente e estratégica pode entregar processos de negócios diários mais eficientes e eficazes.

“Então, e agora?”, você questiona.

Agora você precisa encontrar o provedor certo de ECM. Uma RFP cuidadosamente construída ajudará sua organização a descobrir qual a melhor opção.

Iniciando

A coisa mais importante que precisa ser feita antes de elaborar uma RFP é identificar e definir com clareza as suas necessidades. Caso pareça um pouco desafiador, não se preocupe. Isso é comum e é algo que pode ser resolvido conforme a RFP é construída.

Se você achar que está apenas arranhando a superfície quando se trata de identificar essas necessidades, fale sobre isso na sua RFP. Isso permite que os fornecedores o ajudem a identificar outras áreas da sua organização que se beneficiarão de uma solução de ECM por meio de suas respostas.

Assim que identificar suas necessidade, foque nos “três Bs”. Budget, Backing e Building (orçamento, apoio e construção) da sua equipe de RFP.

  1. Budget - Seu orçamento manterá seu projeto nas vias à medida que elabora a RFP. Não faz sentido pedir por mais funcionalidade do que você pode pagar ou precisa. E não faz sentido dar aos fornecedores a impressão de que você pode pagar mais.
  2. Backing - ºVocê também deseja apoio - ou adesão - dos principais interessados, tomadores de decisão e daqueles que serão impactados pela implementação.
  3. Building your RFP team -Seus usuários finais - aqueles que irão interagir com o sistema diariamente - devem estar bastante envolvidos na criação da RFP. Eles são os mais afetados pelo processo atual e aqueles que também serão mais impactados após a implementação. Sua contribuição é inestimável e levará a uma transição mais fácil quando um novo sistema for implementado.

Elaborando a RFP

Para muitos, essa parte do processo pode ser mais intimidadora. Você deve fazer as perguntas certas para obter as melhores respostas. Também é importante incluir informações pertinentes que indiquem com clareza suas necessidades, para que não haja surpresas após escolher um provedor.

Se você tem acesso a uma amostra de RFP, pode ser o momento perfeito para começar, pois uma parte já está pronta.

Por exemplo, a amostra da ferramenta de RFP da Hyland ajuda as organizações a avaliar as soluções de ECM e inclui requisitos que a Hyland considera serem os blocos de construção do ECM- captura, gerenciamento, acesso, integração, medição e armazenamento de seus documentos. A amostra de RFP serve como um ponto de partida em seu processo de avaliação do ECM. Em vez de criar algo do zero, a ferramenta garante que a RFP de uma organização cubre os requisitos básicos da solução de ECM e muito mais.

Use a amostra da ferramenta RFP como um ponto de partida e trabalhe nos pontos problemáticos de sua organização para garantir que todos os requisitos que você precisa avaliar sejam identificados. Em seguida, faça quaisquer outras perguntas necessárias para que você possa tomar a decisão mais informada sobre o fornecedor e sua oferta de produto.

Certifique-se de incluir essas áreas para obter uma visão geral dos fornecedores e produtos que oferecem.

  1. Requisitos de negócios (como experiência de fornecedor, parcerias, pessoal, referências e P&D)
  2. Requisitos funcionais e técnicos
  3. Implementação, suporte, treinamento e serviços profissionais

Terminando

É provável que você venha com uma tonelada de perguntas e uma lista de requisitos. Concentre-se em sua meta final e não se preocupe em incluir tudo - as respostas do fornecedor devem preencher as lacunas. Além disso, você pode considerar adicionar um parágrafo à sua RFP que diga aos fornecedores que você está aberto a abordagens inovadoras para satisfazer suas necessidades.

Chega um ponto em que você está pedindo muitos detalhes. Isso acontece com mais frequência quando áreas distintas de uma organização estão elaborando uma RFP e os requisitos começam a ser duplicados. Certifique-se de que estão trabalhando juntos e evite silos para garantir que as necessidades de todos sejam atendidas e todas as vozes sejam ouvidas, mantendo a consistência de sua RFP.

Você saberá que terminou quando a equipe RFP se sentir confortável com o que está sendo solicitado. É aquela sensação de sentar, dar uma olhada no que você construiu e perceber que fez o seu melhor para identificar os requisitos que você acha que precisa para avaliar melhor uma solução.

Aconselhamos o envio da RFP para três a cinco fornecedores. Em média, dar aos fornecedores três semanas para responder é o ideal.

Avalie as repostas

Depois que essas três semanas se passaram e sua equipe está pronta para revisar as respostas, pode ser complicado comparar maçãs com laranjas.

Os requisitos mais bem definidos devem ser capazes de ser respondidos com um simples sim ou não - a solução do fornecedor pode fazer isso ou não. Um breve comentário deve ser fornecido nas áreas onde realmente há dúvidas.

Como cada provedor responde à sua estabilidade e experiência no setor é outra medida a ser considerada. A falta de ênfase e destaque pode ser uma bandeira vermelha.
Após a revisão, convide os dois ou três finalistas principais para demonstrar suas habilidades.

Você também pode visitar a sede dos finalistas para ver como eles fazem as coisas nos bastidores, como usam seu próprio software e a atmosfera geral de seu ambiente corporativo.

Conselho final? Vá em frente!

A grande parte do processo de RFP é que não há problema se você descobrir mais tarde que ainda não fez todas as perguntas. Você sempre pode voltar e pedir mais informações dos provedores. Eles estarão mais do que dispostos a responder a outras solicitações.

Pronto para começar? Confira a amostra de RFP da Hyland e nos informe se podemos ajudar no processo.