Software de gestão de arquivos
O que é gerenciamento de informações e por que você precisa disso?
Sistemas de software de gestão de arquivos, algumas vezes chamados de software de rastreamento de arquivos ou gerenciadores de arquivos, gerenciam arquivos de dados.
Suas capacidades são limitadas, apesar de ser projetado para gerenciar arquivos individuais ou de grupos, como documentos de escritório, registros e informações similares. Fornecem a capacidade de criar, enviar, alterar, consultar e produzir relatórios em um arquivo por vez.
É mais fácil pensar em software de gestão de arquivos como o componente organizacional de sua estratégia global de gerenciamento de informações.
Embora o sistema operacional do computador mantenha os dados organizados em um sistema hierárquico de arquivos (os diretórios possuem arquivos com subdiretórios abaixo deles), o sistema de gestão de arquivos permite que você organize como os arquivos e pastas são nomeados, como as pastas aninhadas são organizadas e como os arquivos nas pastas são manipulados pelo usuário. Isso então permite uma busca mais fácil e descoberta de arquivos.
Benefícios de uma solução de gestão de arquivos
A maioria dos benefícios que você aproveitará de um sistema de gestão de arquivos ou software de rastreamento de arquivos gira em torno de acessibilidade e organização. Eles são:
- Organização de arquivos para rápida acessibilidade
- Fácil busca de arquivos
- Armazenamento e recuperação mais seguros
- Melhor rastreamento de arquivos para arquivamento e exclusão
- Eliminação de ficheiros de arquivos em papel
Como o OnBase te ajuda com a gestão de arquivos
O OnBase é uma plataforma única de informações empresariais para a gestão de conteúdo, processos e casos. Ao fornecer gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), gestão de casos, gestão de processos empresariais (BPM), sincronização e compartilhamento de arquivos empresariais (EFSS) e captura em uma plataforma única, o OnBase transforma organizações do mundo todo, possibilitando que se tornem mais ágeis, eficientes e eficazes.
Quando falamos sobre gestão de arquivos com o OnBase, geralmente falamos sobre como o OnBase suporta o rastreamento de arquivos.
O OnBase permite armazenar arquivos eletrônicos em qualquer compartilhamento de arquivos detectável pela rede, desde servidores Windows ou Linux até dispositivos de armazenamento criados para propósitos específicos. Como resultado, você não precisa comprar uma solução de armazenamento onerosa para seu sistema OnBase.
O OnBase permite armazenar uma quantidade ilimitada de cópias on-line ao vivo para cada arquivo no sistema. Se ocorrer alguma falha no hardware ou na rede que interrompa o acesso aos principais servidores de arquivos, o OnBase efetuará um failover instantâneo nas cópias secundárias para garantir que não haja tempo de inatividade nos negócios.
Descubra mais sobre as soluções de arquivamento e armazenamento de arquivos do OnBase.