Gestão de arquivos eletrônicos
Otimize processos baseados em papel com arquivos digitais
A gestão de arquivos eletrônicos, ou gestão de documentos eletrônicos, é a prática de importar, armazenar e gerenciar documentos e imagens como arquivos de computador. Inclui a digitalização e captura de dados de documentos em papel, digitalização de arquivos e permitindo o descarte de cópias impressas.
Por que atualizar para a gestão de arquivos eletrônicos?
Os problemas com sistemas baseados em papel que são eliminados ou minimizados com um sistema de gestão de arquivos eletrônicos incluem:
- Quantidade considerável de tempo gasto gerenciando e mantendo documentos em papel
- Quantidade de espaço de armazenamento necessária para caixas e arquivos de papel
- Confiança em soluções de armazenamento fora do local, incorrendo em custos adicionais e atrasos na recuperação
- Riscos de perda de documentos devido a incêndio, água ou outros danos físicos
Benefícios de um sistema de gestão de arquivos eletrônicos
Ao passar de processos manuais baseados em papel para um sistema de gestão de arquivos eletrônicos, as organizações podem:
- Economizar espaço e recursos de outra forma necessários para organizar, arquivar e armazenar papéis
- Minimizar os erros que podem ocorrer com a entrada e arquivamento manual de dados
- Preservar permanentemente documentos e informações que poderiam ser perdidos ou extraviados
- Reduzir ou elimine despesas com suprimentos de escritório, como impressoras, copiadoras, papel, tinta, etc.
- Otimizar a produtividade eliminando o tempo e o esforço necessários para pesquisar informações em arquivos
- Melhorar o atendimento ao cliente, acelerando os tempos de resposta
Faça ainda mais com uma plataforma de gestão de informações corporativas
Uma plataforma de informações corporativas permite que as organizações otimizem a gestão de conteúdo e processos para melhor apoiar a tomada de decisões e as operações do dia a dia e inclui recursos de gestão de arquivos eletrônicos que melhoram a acessibilidade às informações ao:
- Capturar e armazenar de todos os documentos relevantes
- Tornar as informações pesquisáveis
- Tornar as informações acessíveis a partir de uma plataforma central
- Permitir que vários usuários acessem a mesma informação atualizada simultaneamente
- Ativar o controle de versão
- Fornecer a funcionalidade de assinatura eletrônica.
Para mais informações sobre gestão de arquivos eletrônicos e os benefícios de uma plataforma de informações corporativas, entre em contato.