Sistema de armazenamento de documentos

Qualquer negócios gera milhares - se não centenas de milhares, ou até milhões - de documentos anualmente. Esses documentos contêm informações que variam de informações vitais importantes dos funcionários a casos de uso, garantias de marketing e estratégias corporativas internas. Ao longo do tempo, esses documentos empilham-se até se tornarem um Monte Everest de dados. É aí que um sistema de armazenamento de documentos pode ser eficaz. Todo negócio precisa, mas em qual nível? O que contribui para o armazenamento inteligente de documentos?

O que é armazenamento de documentos?

O armazenamento de documentos refere-se às ferramentas e técnicas para armazenar os documentos do seu negócio, incluindo as regras para retenção e destruição de documentos, para que você continue em conformidade com o setor (alguns setores têm regras para se livrar de documentos de uma certa idade ou para ex-funcionários).

Armazenamento de documentos também inclui processos para repositórios de documentos - o lugar onde você realmente armazena documentos - e recuperação de documentos, ou as várias maneiras de acessar as informações contidas nos documentos.

Como os sistemas de armazenamento de documentos ajudam seu negócio?

Sistemas de armazenamento de documentos permitem que as organizações capturem fax e formulários, salvem cópias e documentos como imagens, e armazenem os arquivos de imagem no repositório para segurança e rápida recuperação através de recursos de recuperação por texto.

Como o OnBase pode te ajudar com o armazenamento de documentos?

O software de armazenamento de documentos te permite:

  • Armazene seus arquivos eletrônicos em qualquer compartilhamento de arquivo detectável em rede - de servidores de arquivos Windows ou Linux a dispositivos de armazenamento criados especificamente -, impedindo que você precise comprar uma solução de armazenamento mais cara.

  • Armazene uma quantidade ilimitada de cópias on-line ao vivo para cada arquivo no sistema.

  • Acelere o armazenamento e o processo de recuperação ao separar os dados dos documentos, permitindo que seu banco de dados foque no que ele faz de melhor - tratar dados - enquanto seus servidores de arquivos cuidam dos arquivos eletrônicos.