Software de entrada de dados

Livre seu negócio de processos manuais em papel, que são caros e ineficientes

O que é um software de entrada de dados?

O software de entrada de dados lhe permite substituir processos manuais de entrada de dados, que são caros e ineficientes por aplicativos poderosos que podem ser utilizados em computadores, smartphones e tablets para para auxiliar e automatizar a captura de dados. Dependendo das suas necessidades, o software de entrada de dados pode simplesmente incluir a criação de formulários eletrônicos para substituir os formulários de papel ou o software pode automatizar completamente a classificação e a extração de dados dos documentos recebidos.

Por que o software de entrada de dados é necessário?

O papel é um fardo para a organização, desde as necessidades de armazenamento físico até o tempo e esforço necessários para processá-lo. Além disso, a coleta de dados não é mais tão centralizada como antes, com os funcionários recebendo informações no escritório e em movimento.

Você pode eliminar esforços manuais associados ao processamento de documentos, o que oferece os seguintes benefícios:

  • Aumento dos resultados, ao reduzir os custos de mão de obra e de manuseio de documentos;
  • Processos de negócios acelerados pela automatização; e
  • Aprimoramento do atendimento por meio da garantia de que os funcionários tenham acesso a informações atualizadas e corretas.

Como o software de entrada de dados funciona?

O software de entrada de dados pode ter duas funções primárias:

  1. Criação e envio de formulário eletrônico e/ou
  2. Classificação automatizada de documentos e extração de dados.

 

Formulários eletrônicos podem substituir formulários em papel e adicionar assistência ao processo de entrada de dados, simplificando a coleta de dados. Esses formulários podem ser acessados através de computadores, tablets e celulares para os funcionários externos ou que viajam entre escritórios. Eles também podem ficar sincronizados com seus sistemas, verificando a precisão dos dados inseridos e até mesmo preenchendo automaticamente dados específicos que já existem em seus sistemas. Quando parte de um sistema de gerenciamento de conteúdo maior, o envio desses formulários pode acionar processos automaticamente e fornecer acesso imediato a outros funcionários.

As soluções automatizadas de captura de dados, por outro lado, não substituem seus documentos, mas automatizam o processamento desses documentos.

O software de entrada de dados pode:

 

O processo real de captura/extração de dados pode usar 4 tecnologias diferentes, dependendo de suas necessidades:

  1. Reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que extrair caracteres impressos;
  2. Reconhecimento inteligente de caracteres (ICR), que extrair caracteres escritos à mão;
  3. Reconhecimento óptico de marca (OMR), que determina uma seleção a partir de uma lista de opções (p. ex. marcas em caixas de seleção); e
  4. Reconhecimento de código de barras (BCR), que extrai dados de código de barras localizado no documento.