O que é captura de faturas?

O software de captura de faturas extrai dados automaticamente das faturas

O que é captura de faturas?

A captura de faturas é o processo de extrair dados das faturas — seja em formato digital ou em papel — e é a primeira etapa no processamento de faturas para os departamentos de Contas a Pagar (CP). Usualmente, as organizações utilizam o software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para escanear uma fatura e transformá-la em dados que podem ser utilizados com outros aplicativos e soluções de planejamento de recursos corporativos (ERP).

Com a crescente adoção de inteligência artificial e machine learning, os departamentos de CP podem esperar que o processamento de faturas evolua, tornando-se mais automatizado e inteligente.

Benefícios da captura de faturas eletrônicas

Para a maioria dos departamentos de CP, metade de todas as faturas chegam no formato de papel, enquanto a outra metade chega através de e-mail ou EDI. O processamento dessas faturas exige muita entrada manual de dados, o que pode levar a dados digitados incorretamente, faturas perdidas e falta de visibilidade do processo.

Um software de captura de faturas, por outro lado, automatiza a classificação, extração e validação de dados de qualquer tipo de fatura. O software de captura de faturas ajuda a:

  • Aumentar a produtividade da equipe de CP. À medida que o trabalho manual diminui, os funcionários recuperam seu tempo e podem se concentrar em atividades de alto valor que requerem interação humana.
  • Reduzir erros de entrada de dados. A captura inteligente de faturas reconhece dados não estruturados - como texto manuscrito e fontes diferentes - mesmo sem modelos, âncoras, palavras-chave e zonas.
  • Alcançar o processamento de faturas sem contato. O processo se torna um processo sem papel e menos demorado, com o mínimo de intervenção humana necessária.
  • Melhorar o relacionamento com os fornecedores. Com o tempo de ciclo de fatura reduzido, atrasos nos pagamentos podem ser evitados, bem como idas e vindas desnecessárias para atualizações de pagamento.
  • Reduzir custos de processamento de CP. O custo de processamento por fatura pode ser reduzido, pois é diretamente proporcional à quantidade de toques manuais necessários.
  • Reduzir custos de armazenamento. CP é um dos departamentos que mais exige papel e, como tal, incorre em altos custos com papel, arquivos e espaço de armazenamento para organizar documentos físicos.

Como automatizar o processamento de faturas para um departamento de CP mais eficiente

A captura de daturas é apenas uma das etapas do ciclo de vida de compra-a-pagamento. Para alcançar a automatização do processamento de faturas de ponta a ponta, você precisa de visibilidade, controle e eficiência sobre todo o processo.

A Hyland oferece uma solução de automatização de CP com captura inteligente de faturas, automatização de fluxo de trabalho e integração perfeita com seu sistema ERP.

  • Captura de faturas. Exporte dados estruturados e não estruturados automaticamente sem intervenção manual.
  • Processamento de faturas. Processe faturas através de fluxos de trabalho digitais que notificam e encaminham automaticamente os aprovadores para a ação.
  • Relatórios de CP. Obtenha visibilidade das métricas de desempenho, como tempo de pagamento, tempo de aprovação da fatura, carga de trabalho por funcionário e muito mais para identificar gargalos no processo.
  • Integrações ERP. Conecte documentos e dados de CP com seu ERP para que você possa acessar informações críticas diretamente, sem acessar um aplicativo separado.

Com uma solução de processamento automatizado de faturas implementada, seu departamento de CP pode deixar de ser puramente administrativo para ter uma função mais estratégica.

Para saber mais sobre a captura de faturas e como uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo pode automatizar o processamento de faturas, entre em contato.