O que é digitalização de documentos?

Processamento e entrada de dados mais simples

Organizações ainda estão soterradas por papéis. Isso ficou claro com o relatório Paper Free Progress feito pela AIIM em 2016, no qual 65 por cento dos entrevistados disseram que ainda trabalham com papel. Papel obstrui processos, desacelera organizações e cria o risco de perda e informações deslocadas. E aí que o software de digitalização de documentos aparece.

O software de digitalização de documentos ajuda a simplificar a digitalização e indexação de documentos em um sistema de gerenciamento de conteúdo. O software oferece interfaces de digitalização que simplificam a entrada de dados para indexar documentos ou automatizar completamente a captura de dados desses documentos recebidos.

Quais são os benefícios reconhecidos do software de digitalização de documentos?

Organizações podem se livrar do papel. Com interfaces de verificação e entrada de dados user-friendly, a capacidade de conferir imagens digitalizadas e fazer correções ou separar imagens conforme elas são digitalizadas, além da classificação automatizada de documentos e recursos de extração de dados, o software de digitalização de documentos oferece muitos benefícios:

  • Captura de documentos simplificada – À medida que os funcionários recebem documentos, seja em uma operação de front office ou na sala de expedição, é muito mais simples para eles digitalizarem esses documentos em um repositório de conteúdo central.
  • Redução do esforço manual – Quer a extração de dados dos documentos recebidos seja simplesmente assistida ou totalmente automatizada, o esforço manual necessário para digitalizar esses documentos é bastante reduzido. Isso acelera o processo geral de captura e pode até mesmo liberar a equipe para se concentrar estritamente no tratamento de exceções conforme os documentos são capturados.
  • Acessibilidade de informações mais rápida – Com a entrada de dados facilitada, e algumas vezes automatizada, as informações dos documentos digitalizados são atualizadas em todos os sistemas relevantes com mais rapidez. Digitalizar documentos em vez de mantê-los em papel também simplifica o acesso às informações e ao conteúdo, pois agora eles podem ser acessados digitalmente em um sistema de gerenciamento de conteúdo.

O software de digitalização de documentos OnBase oferece entrada e processamento de dados mais simples

O OnBase é uma plataforma para a gestão de conteúdo, processos e casos. A primeira parte de qualquer solução OnBase envolve a captura de conteúdo no sistema para facilitar o acesso e acelerar o processamento.

O OnBase oferece várias opções para capturar conteúdo e informação, incluindo:

  • Integrações multi-function printer (MFP) – O OnBase se integra diretamente com um número de dispositivos MFP para acelerar as capacidades de captura do OnBase. Isso inclui oferecer uma tela de indexação diretamente no dispositivo MFP para operações simplificadas.
  • Importação de capacidades para imagens digitalizadas – À medida que você digitaliza imagens em um local digital (compartilhamento de rede, área de trabalho, etc.), elas podem ser facilmente capturadas no OnBase em uma base ad hoc ou como um grande lote de documentos.
  • Opções de indexação automatizadas, assistidas e simplificadas – O OnBase oferece um número de opções de indexação para organização e identificação de documentos após a digitalização. Para usuários que capturam em uma base ad hoc (funcionários em geral, equipe de registro/recepção, etc.), o OnBase oferece uma tela de digitalização simples e se integra a outros aplicativos para obter valores de indexação específicos. Paraoperações de digitalização em grande lote, o OnBase oferece indexação assistida, classificação totalmente automatizada de documentos e recursos de indexação para acelerar a captura de conteúdo.

O OnBase simplifica a captura para que as organizações possam rapidamente aproveitar os benefícios da digitalização de conteúdo e processos.

Saiba mais sobre o software de digitalização de documentos do OnBase aqui.