O que é software de indexação de documentos?

A digitalização e indexação de documentos captura informação de documentos em papel e a converte em formatos digitais para facilitar o armazenamento, busca, recuperação e uso.

Os scanners atualmente têm a capacidade de digitalizar milhares de páginas de papel diariamente, transferindo informações de grandes volumes de papel para o digital, normalmente como arquivos PDF, TIFF ou JPG. O software de digitalização com capacidades de reconhecimento óptico de caracteres processa os arquivos de imagens e extrai as informações necessárias. O software de indexação de documentos otimiza o texto para busca ao identificar e categorizar documento e aplicar critérios de pesquisa.

Benefícios das soluções de indexação de documentos para os negócios

Digitalização e indexação de documentos são etapas iniciais necessárias no plano de transformação digital de uma organização. Digitalização e indexação melhoram as operações ao:

• Converter documentos em papel para formatos eletrônicos para facilitar o uso
• Diminuir os custos de armazenamento de documentos em papel
• Organizar documentos de uma maneira intuitiva
• Habilitar o compartilhamento e colaboração
• Controlar o acesso a documentos protegidos

A importância da identificação precisa de documentos

Uma plataforma de informações corporativas armazena todo o conteúdo, independente da sua origem. Integração direta com vários dispositivos de digitalização aumenta as eficiências, como digitalização em lote para captura e indexação rápida torna a informação instantaneamente recuperável para todos os usuários apropriados. Digitalizar e indexar documentos em papel prepara a informação para uma integração de sucesso em uma plataforma de informações corporativas:

• Classificação precisa dos documentos e conteúdo para uma recuperação rápida
• Encaminhamento automático dos documentos para os processos de negócios designados
• Extração de dados úteis para automatização de tarefas críticas
• Prevenção da necessidade de substituir documentos perdidos ou irrecuperáveis

Para mais informações sobre indexação de documentos e os benefícios de uma plataforma de informações corporativas, entre em contato.