A projetar o futuro do atendimento ao paciente

MetroHealth elimina o papel em toda a empresa para melhorar o acesso à informação, a eficiência e as operações

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O desafio

Embora já tivesse dois aplicativos corporativos em funcionamento, The MetroHealth System ainda tinha processos manuais baseados em documentos físicos, que tornavam lentas as operações em todos os departamentos. O amplo sistema universitário de saúde inclui um centro médico principal com 861 leitos, um hospital de reabilitação, dois centros de enfermagem especializada/cuidados de longo prazo, um centro ambulatorial para cirurgias e uma rede de centros comunitários de atendimento à saúde. Para eliminar documentos físicos e otimizar processos em toda a organização,eles precisavam de uma solução que se integrasse com os aplicativos instalados.

Foi nesse momento que a MetroHealth encontrou o OnBase by Hyland.

A solução

Após um processo de solicitação de propostas que envolveu cerca de 20 fornecedores, a MetroHealth escolheu a solução de gestão de conteúdo corporativo (ECM) OnBase, que atendia as necessidades tanto dos departamentos administrativos quanto dos departamentos clínicos. O OnBase também se integra perfeitamente com mais de 500 aplicativos, inclusive com a solução de planejamento de recursos empresariais (ERP) da MetroHealth, Infor Lawson, e com seu prontuário eletrônico do paciente (PEP), Epic.

"A aprovação de uma requisição costumava levar três semanas; algumas vezes, até mais. Agora, concluímos a maioria das requisições em apenas três dias. O mais importante é que a MetroHealth tem a segurança de que todos seguiram os procedimentos corretos e pode comprovar isso através de trilhas de auditoria."

Cathy Kowalski
sistema de gerenciamento de materiais
The MetroHealth System

O OnBase armazena e gerencia eletronicamente informações em um único banco de dados, centralizado e seguro. Quando a informação chega à solução, o OnBase valida os dados e associa automaticamente as novas informações com qualquer informação relacionada já presente no sistema, eliminando a indexação manual. Integrando o OnBase com Infor Lawson e Epic, a MetroHealth assegura que os dados mais atualizados estejam acessíveis de forma fácil e imediata. O OnBase proporciona aos usuários em diversos departamentos e localidades, acesso imediato às informações que precisam, no momento em que são necessárias, nas telas já conhecidas dos aplicativos que utilizam todos os dias.

Com ferramentas nativas para processos de negócios, o OnBase automatiza processos, agilizando ainda mais a tomada de decisões. Workflows encaminham faturas ou solicitações de mudança de funcionário para revisão, assegurando a conformidade com os processos de compras e com os protocolos dos pontos de atendimento. O OnBase ajudou a MetroHealth a aumentar a segurança, aprimorar o acesso a informações e simplificar a operação desde o pronto-socorro ao departamento de recursos humanos.

A diferença

  • Melhora o acesso a informações: Seja um médico procurando um prontuário no pronto-socorro, um funcionário de contas a pagar buscando uma fatura ou um funcionário de RH pesquisando históricos de pagamentos, basta que o usuário pressione algumas teclas para encontrar os documentos necessários.
  • Assegura a conformidade: Quando o valor da fatura ultrapassa o limite de compras da MetroHealth, o OnBase automaticamente a encaminha para revisão do gerente apropriado. Utilizando as regras de negócios definidas pela MetroHealth, o OnBase fornece uma trilha de auditoria completa, assegurando que o processo de aprovação seja obedecido em todos os casos.
  • Aperfeiçoa o atendimento ao paciente: No próprio Epic, o OnBase proporciona aos profissionais clínicos acesso a registros mais completos sobre o paciente. Como o OnBase valida e associa as informações do paciente ao prontuário eletrônico do paciente, os clínicos têm à mão um histórico médico mais completo sobre o paciente, possibilitando decisões mais bem fundamentadas.
  • Agiliza o ciclo de receita: Na MetroHealth, o ciclo de receita tem início na admissão. O OnBase coleta os documentos do paciente, tais como autorizações de tratamento e comprovantes de identidade ou seguro, tornando essas informações imediatamente acessíveis em toda a MetroHealth e acionando um workflow no departamento de Serviços Financeiros.
  • Reduz custos administrativos em todo o sistema: Com a implementação do OnBase em toda a organização, a MetroHealth eliminou os documentos físicos, bem como todos os atrasos e gargalos associados a eles. Além disso, o RH removeu os 20 gabinetes de arquivo que utilizava para armazenar pastas de mais de 9.000 funcionários, liberando o espaço para melhor ocupação.