--- title: "Estudo de caso da Indiana State University" description: "Universidade renomada aproveita o Hyland Automate para modernizar a coleta de formulários, ganhar eficiência operacional e melhorar a experiência dos estudantes." url: "https://www.hyland.com/pt/customers/indiana-state-university" lang: "pt" published: "2026-09-18T05:54:02.376Z" --- # Estudo de caso da Indiana State University ## Indiana State University Universidade renomada aproveita o Hyland Automate para modernizar a coleta de formulários, ganhar eficiência operacional e melhorar a experiência dos estudantes. [Assista a uma demonstração do Hyland Automate](/pt/solutions/products/hyland-automate) [Mude para a Hyland](/pt/resources/articles/switching-to-hyland) ## Destaques da história **Sobre a Indiana State University:** Uma renomada universidade pública comprometida em modernizar as operações de seu campus e aprimorar a experiência de estudantes e funcionários. **Produtos da Hyland:** [Hyland Automate](/pt/solutions/products/hyland-automate), [Hyland Perceptive Content](/pt/solutions/products/perceptive-content) **Principais conquistas:** - **Revolucionou as operações de auxílio financeiro com formulários dinâmicos** que incluem assinaturas digitais e campos condicionais que se adaptam em tempo real - **Eliminou as limitações dos sistemas legados** ao substituir documentos estáticos por soluções escaláveis e nativas da nuvem que se integram perfeitamente à infraestrutura existente - **Aprimorou a eficiência operacional em todos os departamentos** com fluxos de trabalho otimizados e processos automatizados de ponta a ponta - **Posicionou a universidade para uma expansão em toda a organização,** além do auxílio financeiro, para as áreas de finanças e outros departamentos - **Ofereceu uma melhor experiência de usuário para estudantes,** pais e funcionários por meio de uma tecnologia de formulários intuitiva e responsiva ## O desafio A Indiana State University (ISU) costumava depender do suporte de terceiros para cumprir seu compromisso de modernizar as operações do campus e atender melhor seus estudantes e funcionários. No entanto, essa abordagem podia gerar mais atrasos do que eficiências. A universidade precisava de segurança e recursos atualizados, o que resultava em correções e atualizações mais frequentes, demoradas e frustrantes para os usuários. Os dados de auxílio financeiro dos estudantes, inseridos por meio de uma solução de formulários legada e validados pelos pais ou responsáveis, existiam como documentos estáticos, o que limitava sua utilidade além da coleta. A universidade precisava de uma solução escalável, fácil de implementar e integrar aos seus sistemas existentes, para automatizar e facilitar fluxos de trabalho fluidos de ponta a ponta. > Nosso sistema anterior nos limitava. A natureza estática dos formulários e os desafios de integração com o nosso SIS criavam obstáculos importantes, principalmente em um ambiente tão dinâmico quanto o de auxílio financeiro. Sabíamos que precisávamos de uma solução mais dinâmica, capaz de crescer conosco. Julie Cuffle, gerente de sistemas de aplicações, Indiana State University ## A solução Para enfrentar esses desafios, a ISU buscou um sistema capaz de oferecer formulários dinâmicos e responsivos, além de [integrações sem falhas com a infraestrutura existente](/pt/solutions/industries/education). Como a ISU já utilizava e no [Perceptive Content](/pt/solutions/products/perceptive-content), a universidade escolheu o [Automate](/pt/solutions/products/hyland-automate) ppor sua implantação nativa da nuvem e seus recursos de integração. A arquitetura nativa da nuvem do Automate ofereceu acessibilidade e escalabilidade, e sua capacidade de integrar-se perfeitamente ao Perceptive Content permitiu uma abordagem unificada da gestão de conteúdo, essencial para otimizar as operações da universidade. Julie Cuffle, gerente de sistemas de aplicações da ISU, afirmou: “O Hyland Automate se destacou como a solução ideal porque não só oferecia uma integração perfeita com os nossos sistemas existentes, mas também proporcionava a flexibilidade e o suporte de que precisávamos para modernizar os nossos processos”. O Automate também permitiu aos usuários criar formulários dinâmicos com opções de assinatura digital. Os campos condicionais faziam com que os formulários se adaptassem em tempo real conforme as informações inseridas, otimizando ainda mais o processo para os solicitantes. Com acesso ao suporte direto da equipe da Hyland, um serviço disponível a cada investimento no Automate, a ISU conseguiu superar sem problemas os obstáculos de adoção, o que fortaleceu a escalabilidade e a confiabilidade de seu novo sistema e consolidou a confiança em sua parceria com a Hyland. ### Use IA para criar, implementar e gerenciar automações centradas em conteúdo O Hyland Automate aproveita a IA para impulsionar a automação de processos agênticos e a orquestração, permitindo simplificar processos complexos, reduzir tarefas manuais e aumentar a eficiência operacional. Com o Automate, é fácil integrar-se a seus sistemas centrais de negócios e transformar a forma como você gerencia conteúdo digital e fluxos de trabalho. [Veja o que você pode fazer com o Automate](/pt/resources/articles/what-can-you-do-with-hyland-automate) ## A diferença ### Eficiência em escala A transição para o Automate revolucionou as operações na ISU ao possibilitar formulários dinâmicos com assinaturas digitais, melhorando significativamente a experiência do usuário e aumentando a eficiência no departamento de auxílio financeiro. “O Hyland Automate transformou a forma como gerenciamos formulários e processos. Já vimos melhorias na eficiência, e isso é apenas o começo. Estamos ansiosos para aproveitar o Automate em mais departamentos no futuro”, disse Carol Wiemuth, analista programadora da ISU. ### Resolvendo os desafios legados O Automate resolve desafios importantes relacionados à solução de formulários legada da ISU, incluindo suporte, funcionalidade e integração. Os sistemas legados costumam carecer de flexibilidade, pois os usuários não conseguem adaptar facilmente os campos conforme as informações inseridas, o que gera ineficiências e maiores taxas de erro. O Automate estabelece a base para maior versatilidade e personalização. “Os campos condicionais melhoraram significativamente os nossos fluxos de trabalho. Agora os formulários podem mudar de forma dinâmica conforme as respostas do usuário, algo que antes não era possível. Todo o processo ficou mais fluido e eficiente”, afirmou Wiemuth. Ao conectar-se perfeitamente a diversas aplicações das linhas de negócio, o Automate permite que as organizações concluam integralmente os ciclos de seus processos. Olhando para o futuro, a ISU planeja ampliar o uso do Automate para funções além do auxílio financeiro. A universidade pretende integrar totalmente o departamento de finanças e otimizar os fluxos de trabalho em toda a instituição para obter maior conectividade e operabilidade, garantindo uma abordagem mais dinâmica e responsiva de formulários e processos. A universidade aproveita o Hyland Automate para modernizar a coleta de formulários, ganhar eficiência operacional e melhorar a experiência dos estudantes. ## Creating more capacity for what matters most The modernization effort reduced paper routing, printing, copying, interoffice mail handling and manual status tracking across multiple workflows. The Controller’s Office has experienced fewer status inquiries because users can independently track requests. Validation rules help ensure required information is entered correctly before forms move forward, reducing delays and rework. Document management has also become more efficient. Work that previously required manual importing and indexing into Perceptive Content now occurs automatically in many cases, improving consistency and reducing administrative effort. As a result, employees spend less time managing paperwork and more time supporting campus priorities. > Hyland Automate has transformed how we manage forms and processes. We’ve seen improvements in efficiency, and it’s only the beginning. We’re looking forward to leveraging Automate across more departments in the future. Carol Wiemuth, Programmer Analyst, Indiana State University ## Building a blueprint for continuous improvement The success of early projects has expanded the IT team's role beyond application support and integrations to include process improvements, workflow design and operational efficiency initiatives. Approximately half of the team’s effort is now focused on process improvement work, with additional projects underway across human resources, payroll, academic affairs and procurement. Looking ahead, the university continues to build on its modernization efforts, using each project as an opportunity to reduce administrative burden, improve visibility and help departments work more efficiently. ## Você também pode gostar de: - [Valeris](/pt/customers/valeris) — A Valeris, uma empresa de serviços para pacientes, utilizou o Hyland IDP para acelerar o processo de cadastro de pacientes e obter uma economia de tempo de 40% no processo. Saiba mais sobre como ela realizou isso.