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title: "Proceso de gestión de registros | Descubra las mejores prácticas"
description: "El proceso de gestión de documentos abarca todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su eliminación. Descubra por qué es importante para garantizar el cumplimiento."
url: "https://www.hyland.com/es/resources/terminology/records-management/process"
lang: "es"
published: "2026-07-09T16:03:18.974Z"
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# Proceso de gestión de registros | Descubra las mejores prácticas

## ¿Cuál es el proceso de gestión de registros?

Gestionar el ciclo de vida de su información es crucial. Descubra el enfoque adecuado con la gestión de registros y retención.

![Office employees having seated discussion](https://site-cdn.hyland.com/www/b107aaff82/terminology-header-28.jpeg)

## ¿Qué es la gestión de documentos de archivo?

Los registros son "información creada, recibida y mantenida como evidencia e información por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción comercial", según lo define la Organización Internacional de Normalización (ISO). Los registros pueden tomar forma de papel, archivos digitales, fotografías, grabaciones de audio o videos, y contener información sobre operaciones legales, financieras, históricas y diarias.

La gestión de registros incluye tareas como:

- Identificar, clasificar y almacenar registros0
- Establecer y hacer cumplir políticas, normas y directrices
- Asignar responsabilidades y gerentes
- Mantener la usabilidad
- Proporcionar acceso interno y externo
- Integrar la gestión de registros como parte de las operaciones diarias

## El proceso de gestión de registros

The records management process is the records lifecycle from creation, usage and maintenance, to destruction or archival preservation. These steps can be further explained as:

- **Crear o recibir.** Este es el comienzo del proceso de gestión de registros, que comienza con la creación o recepción de un documento relacionado con la transacción o actividad de una organización.
- **Usar o modificar.** En esta fase activa, los registros son utilizados y distribuidos a los empleados. La fase activa varía según la naturaleza de los registros, pero la tasa de uso eventualmente disminuye a medida que los registros entran en la etapa inactiva.
- **Mantener o proteger.** Los registros se aplican con una clasificación de seguridad adecuada y se organizan en consecuencia en archivadores o plataformas digitales para protegerlos del acceso no autorizado y de daños.
- **Disponer o destruir.** Incluso si los registros quedan inactivos, deben conservarse de acuerdo con las políticas y las normas y regulaciones gubernamentales. Al final del programa de retención, estos registros se destruyen de acuerdo con la política de la empresa.
- **Archivar o conservar.** Algunos registros deben conservarse de forma permanente y, en estos casos, se trasladan a un archivo. Es importante que estos registros estén indexados y se puedan buscar para facilitar su recuperación si es necesario.

**Artículos relacionados**

- [¿En qué consiste la gestión de casos?](/es/resources/terminology/case-management)

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