ワークフローを自動化する方法

プロセスを簡素化し効率を向上

ワークフロー自動化とは?

ワークフロー自動化は、プロセスに基づいて一連のタスクを定義し、人間の介入や手動の手順を必要とせずにそれらのタスクに対して自動的に動作するツールです。組織は、データ入力、請求書の承認、タスクの割り当てなど、従業員の負担を軽減するソリューションとしてワークフロー自動化を実装しています。

以下は、自動化が可能な部門のタスクです。

  • 支払管理:請求書のキャプチャ、レビュー、承認や支払い処理
  • 人事:新入社員のオンボーディング、応募書類の確認、求職者への対応、人事文書の作成
  • 営業:リスト作り、報告書の作成、Eメールのフォローアップ
  • IT:チームメンバーへのチケットやタスクの割り当て、IT資産の管理、アクセスの制御

ワークフローを自動化する方法:実行手順

  • 自動化が可能なタスクの識別: これらは、反復的で予測可能なアクション、アクションを行わなければプロセスが停止するというように、特定の状況で起動される単純な条件です。
  • 自動化の成果を定義: ワークフロー自動化で、どのような問題を解決しようとしているのかを自問した上で、所要時間の増加やコスト削減など、数値化が可能な目標を設定してパフォーマンスを測定できます。
  • 変更管理を浸透させる: ワークフロー自動化のメリットを明確に示し、関係者にプロセスの改善とフィードバックに関与させてチームの積極的な参加を促します。
  • ワークフローソフトウェアの実装: ビジネスニーズに合ったソリューションを選定し、他のプロセスや部門に拡張できるようにします。また、ワークフローの設定の容易さ、クラウドの運用性、既存システムとの統合、モバイルアクセスについても考慮する必要があります。
  • パフォーマンスの測定: 最後に、監視と測定を継続し、自動化が事前に定義した成果に基づいてビジネスの改善に役立ったか確認します。レポートやデータ分析は、プロセスでさらに最適化が可能な部分を特定して情報に基づいた意思決定を行う上で役立ちます。

ワークフロー自動化のメリット:

ワークフロー自動化のメリットは、プロセスの簡素化と効率の向上が可能なことです。ワークフローの自動化では次が可能です。

  • 明確なワークフローとプロセスを作成: チームメンバーがプロセスを完全に可視化し、ワークフローをより効率的にすることで、混乱を回避できます。ステータスの更新を確認するためのやり取りが不要になります。
  • すべての情報を一箇所で一元管理: 自動化されたワークフローは、既存のエンタープライズリソースプランニング(ERP)システムやその他のプラットフォームと統合されるため、従業員は一箇所から関連情報にアクセスできます。
  • 説明責任の構築:ワークフローの各段階の関係者に、必要な文書が自動的に通知されるため、タスクの見落としや遅延を防止できます。そのため、上司は戦略的計画や問題解決に集中して、マイクロマネジメントにかける時間を短縮できます。
  • 成長の促進: タスクを自動化することで、業務プロセスのボトルネックと冗長性を排除できます。これにより、従業員の時間とリソースが解放され、新しい要求に対応できます。
  • セキュリティとコンプライアンスの向上: プロセス内のすべてのアクションとアクティビティを追跡できます。ワークフローの一部として一貫したビジネスプラクティスを実施することで、プロセスの不一致と関連するリスクを軽減できます。
  • コラボレーションの向上: 従業員は、ありふれた日常的なタスクを単独で行うのではなく、共同で作業することができ、組織の価値を高めることができます。従業員は業務でより充実感を感じることができ、仕事への満足度と定着率が高まります。

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