記録管理プロセス

記録を作成から破棄まで管理

記録管理とは

記録とは、国際標準化機構 (ISO) によって定義された「法的義務の履行または事業の取引において、組織または個人が証拠および情報として作成、受信、維持する情報」です。記録は、紙、デジタルファイル、写真、オーディオ録音、またはビデオの形式で、法律、財務、過去および日々の業務に関する情報が含まれます。

記録管理には、次のようなタスクがあります。

  • 記録の識別、分類、保存
  • 方針、標準、ガイドラインの策定と実施
  • 責任とマネージャーの割り当て
  • 使いやすさの維持
  • 内部および外部アクセスの提供
  • 日常業務の一環としての記録管理の統合

記録管理プロセス

記録管理プロセスは、記録の作成、使用、維持から破棄またはアーカイブ保存までの記録のライフサイクルのことです。これらの手順は、さらに次のように説明できます。

  • 作成または受信: これは、組織の取引または活動に関する文書の作成または受信から始まる記録管理プロセスの始まりです。
  • 使用または変更: このアクティブ段階では、従業員が使用し配信します。記録の性質によって異なりますが、記録が非アクティブな第階に入ると使用率が最終的に低下します。
  • 維持または保護: 記録には適切なセキュリティ分類が適用され、それに応じてファイルキャビネットまたはデジタルプラットフォームに整理され、不正アクセスや破損から保護されます。
  • 破棄または破壊: 記録が非アクティブになった場合でも、方針や政府の規制に従って保有する必要があります。保有スケジュールの最後に、これらの記録は企業の方針に従って破棄されます。
  • アーカイブまたは保存: 一部の記録は永久に保存する必要があり、その場合はアーカイブに移動します。必要に応じて検索を容易にするために、これらの記録にインデックスを作成して検索可能にすることが重要です。

記録管理でのベストプラクティス

記録管理の概念と原則は、ISO 15489-1:2016に準拠しています。これは、ある期間にわたってあらゆる種類の組織のあらゆる形式または構造の記録管理に適用されます。記録管理は、多くの政府機関や企業の要件であり、組織のコンプライアンスと行動の証拠となります。これは、監査や訴訟の際の証拠となり、適切に管理された記録を作成しない場合、罰金や罰則が課される可能性があります。

コンプライアンス対応の記録管理プロセスでは、次の原則を実践できます。

  • 記録保有方針の設定
  • 記録管理手順の作成
  • 記録データベースの管理
  • 記録管理コンプライアンス監査の実施
  • 記録の破棄方法の決定

記録管理計画の立案では、特に組織が記録管理に手作業のプロセスと紙のファイルに依存している場合、非常に困難を極めます。最も効果的で効率的な方法の1つは、反復的なタスクを自動化する機能を備えた、物理ファイルとデジタルファイルの両方に記録データベースの360°の全体像を提供する記録管理ソリューションを検討することです。記録のセキュリティとプラバシーをより適切に管理して、コンプライアンスを向上できます。

記録管理ソリューションが組織にメリットをもたらす理由を ご確認 いただけます。