記録管理のメリット

自動化のメリットを活用して記録管理のコンプライアンスを向上

記録管理システムとは?

電子記録管理とも呼ばれる記録管理システムは、作成から配布、破棄に至るまでの記録のライフサイクル全体を効率的かつ体系的に管理するソフトウェアです。

組織には、紙のファイル、メール、デジタル文書、写真、音声記録、ビデオなど、さまざまな形式とあらゆるソースからの大量の情報であふれています。記録管理チームは、記録として保存すべき情報を特定する責任を負っていますが、増大する記録量を管理するための記録管理システムが存在しない場合、その情報量は急速に膨大なものになります。

電子記録管理ソリューションで検討すること

組織がプロセスを改善するためにデジタルソリューションを活用する機会が増えるにつれ、そのソリューションが自社に特有のニーズに適合するか、また組織の発展に伴って変化する要件に対応するように拡張できるかを検討することが重要になります。以下は、新しい記録管理システムを実装する必要があるか、または現在のシステムをアップグレードする必要があるかを評価するための検討項目です。

  • 従業員がファイルが届くまで長時間待ったり、整理されていないデータベース内の文書を探すために多くの時間を費やしたりしているか
  • 適切な許可なしに記録が早期に破棄または破壊されることがあるか
  • 紙の記録やファイルキャビネットがオフィスのスペースを占有しすぎているか
  • 従業員が書類の量や労働条件の厳しさにやる気を失っていないか
  • どの情報を記録し、それらの記録をどのように整理し保有するかを定義する明確な方針があるか
  • 記録のセキュリティとプライバシーはどのように管理されているか。 分類の仕方に関係なく、どの従業員も記録にアクセスできるか
  • 紙文書が保存期間またはアーカイブ期間にわたってファイル状態を維持する環境に安全に保存されているか
  • 既存の記録管理システムの機能と制限について十分に理解しているか
  • 現在の記録管理システムが災害発生時にどのように情報を保護するか、また、復旧プロセスはどの程度容易か
  • コンプライアンスに準拠していない記録管理が原因で、組織が罰金を課されたり、監査に失敗したりしていないか

こうした質問に対する回答は、記録管理プロセスに欠けるものはなにか、必要なソフトウェアと機能を調査する場合に何を探すべきかについて理解するの上で役立ちます。

自動記録管理システムのメリット

自動記録管理システムを選択すると、記録管理プロセスの変革に役立ちます。ハイランドは、文書の保存とアーカイブ、物理的な記録管理、記録保有などの機能により、情報管理を簡素化します。OnBaseレコード管理システムの主な利点は次のとおりです。

  • 作成から宣言、破棄に至るまでの記録の完全な管理を実現
  • 物理的記録とデジタル記録を単一のプラットフォームで管理
  • 宣言、承認、保留、保有、破棄などのタスクを自動化して、一貫性と精度を向上
  • スケジュールに従って、または必要な承認を受けた後に、記録を確実に破棄
  • 即時アクセスとデータの正当性の保証を維持
  • 政府の規制や組織の記録保有要件へのコンプライアンスを支援
  • 記録の自動破棄により、ストレージ容量と処理コストを削減
  • 従業員がより多くの時間を有益な業務活動に費やすことができるよう、手作業を最小限に抑制
  • 保管過程の破棄証明を作成

記録システムの実装については、 こちら からお問い合わせください。