記録管理ソフトウェア

記録管理ソフトウェアのメリットについて知る

記録管理ソフトウェアを使用すると、組織は企業の文書および記録に関する法的な保有要件を満たせます。これにより、罰金、懲役、監査の失敗、その他のさまざまな問題、たとえば、シンプルな記録管理から法的証拠開示までを回避できます。

どの業界かは、問題ではありません。人事部がある業界の企業であれば、記録管理が必要となります。

では、組織は業務に適合し、ビジネスの成長に合わせて拡張でき、企業の成功に役立つ記録管理ソリューションをどのように導入しているのでしょうか？まずは、わかっていることから始めましょう。

記録管理ソリューションを実装する準備が整い次第、保有要件がすでに確立されている部門を選択します。

最適な記録管理ソリューションは、設定が容易です。わずかな時間、コスト、手作業のリスクで、コンプライアンスまたは記録の要件を満たす機能を提供します。

保存要件が確立されていない場合は、1つの部門と協力して、コンテンツタイプと関連する保有スケジュールを定義します。

記録管理ソリューションが組織にメリットをもたらす理由は、次のようにさまざまです。

従業員は会社を前進させる業務に集中できる：記録保有要件を自動化する記録管理ソフトウェアにより、業務ユーザーは主要な業務に専念できます。たとえば、人事担当者は、従業員が退職した後、W-4フォーム（源泉徴収の書類）をどのくらいの期間保有するかについて記憶することなく、別の業務の集中できます。
記録管理責任者は、１つのプロセスではなく、プロセス全体に集中できる： 個々の記録や従業員を管理するのではなく、一貫して可視性を提供し、全社規模で記録保存を向上させることが可能です。
組織のコンプライアンス維持で、経営陣を支援：記録は、セキュアに整理され、適切に検出され、適切に破棄されるため、企業はコンプライアンスの取り組みをサポートできます。

ハイランドのOnBase記録管理ソリューションは、事前定義されたルールを使用して、記録の宣言から最終的な廃棄までのプロセスを完全に自動化します。

ソリューションを使用すると、OnBaseは自動的に次の処理を行います。

OnBaseでは、単一のシステムがコンテンツ管理と記録管理の両方に使用されます。つまり、文書がトランザクションコンテンツでもあり、また業務記録の両方になり得ます。

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