支払管理を自動化する方法

支払管理から書類作成や手動のプロセスを解放

支払管理の自動化とは?

支払管理の自動化とは、調達から請求書処理、支払承認に至るまで、支払管理のプロセスを簡素化する技術です。

以下は、自動化によってメリットが得られる手動プロせスです。

  • 請求書キャプチャ
  • データ検証
  • 発注書の照合
  • 請求書の転送と承認
  • 支払い
  • レポート作成

支払管理を自動化する方法

ハイランドでは、インテリジェントデータキャプチャ、ワークフローの自動化、およびエンタープライズリソースプランニング(ERP) システムとのシームレスな統合を使用するOnBase支払管理自動化ソリューションを提供しています。

支払管理自動化ソリューションでは以下が可能です。

  • 請求書や関連文書の電子キャプチャ: 紙の請求書、Eメール、EDI、またはその他の形式は、光学文字認識(OCR)やインテリジェントキャプチャを使用してキャプチャするため、手動のデータ入力を排除できます。
  • 支払管理ワークフロー: プロセス全体を自動化し、特定のステップが完了するとワークフローが起動します。アクションを必要とするタスクがあれば、承認者に通知されます。
  • 統合とモバイルアクセス: このソリューションは、経理システム、ERP、メールクライアントとシームレスに統合できるため、従業員はアプリケーションを切り替えることなく、1つのプラットフォームですべての情報を表示できます。モバイルアクセスを追加すと、その利便性により、社外で業務する従業員の承認が迅速かつ容易になります。
  • リアルタイムのデータと分析: エンドツーエンドの支払管理プロセスに360°の全体像を提供し、キャッシュフローやプロセスのボトルネックに対する見識を与えるレポートを作成できます。

支払管理自動化のメリット

米国のB 2 B決済市場 (22兆ドル) は、まだ業務の生産性を向上させる技術に追いついていません。Business Insider Intelligenceによると、企業の36%は依然として紙の請求書を使用している、47%は手作業による承認プロセスに依存している、支払いの49%は小切手によることが調査で明らかになっています。

また、レポートでは、44%の企業が、生産性を低下させる業務上の障害を克服するために、支払管理を自動化する方法を検討していることも明らかにしています。

支払管理自動化は、プロセス全体に可視性をもたらし、管理・効率を向上させます。支払管理を自動化すると、支払管理をコストセンターからプロフィットセンターに変え、支払管理担当者がビジネスの戦略的目標のサポートに集中できるようになります。

支払管理自動化は次のようなメリットを提供します。

  • トランザクションあたりの手作業を削減: 請求書のキャプチャを自動化することで、手動でのデータ入力に起因するエラーを排除できます。これにより、従業員の時間も節約され、その時間を人とのやりとりを必要とする活動に費やすことができます。
  • 紙ベースの請求書処理の削減: ほとんどの請求書は紙文書として支払管理に送信されています。電子請求に移行すると、従業員が分類、整理、ファイルする紙の量が削減されます。
  • ファイルの転送と承認プロセスの高速化: 請求書がシステムに取り込まれると、特定の条件を満たしたときに関連する承認者に自動的に転送されます。請求書を承認者のデスクに渡しに行く必要がなくなり、また処理するまで承認者が数日待機する必要もありません。
  • 請求書あたりのコストを削減: 紙、郵便料金、コピー機のインク、レガシーソフトウェアのメンテナンスなどはすべて、請求書の処理コストに影響します。しかし、自動化によってこれらのコスト要因が削減されると、請求書あたりのコストも削減されます。
  • 情報への瞬時アクセス: 従来の紙ベースの環境では、すべてがどこにあるのか、または各請求書がどの段階にあるのかを把握することは困難です。デジタル化された請求書が一元管理するリポジトリに保存されている場合は、必要な情報を1か所から簡単に表示できます。
  • 不正行為リスクの軽減: 追跡機能は、特定のトランザクション上のすべてのアクティビティを記録し、完全に可視化した監査証跡を作成します。これにより、詐欺、盗難、またはコストのかかるエラーの発生を最小限に抑制できます。

支払管理の自動化については、こちら からお問い合わせください。