支払管理プロセスとは?

発注から支払いまでのサイクルを簡素化するベストプラクティス

支払管理プロセスとは?

支払管理プロセスは、購入した商品およびサービスに対して仕入先に対価を支払う責任があります。通常、支払管理では送られた請求書を処理しますが、ビジネスの規模と性質に応じて別の業務を行う場合もあります。

支払管理プロセスは、4つの段階に分けることができますが、それぞれの複雑さと所要時間によって異なります。 以下は、それらの段階です。

  • 請求書の受け取り
  • 請求書の確認
  • 請求書の承認
  • 仕入先への支払い

支払管理が重要な理由

支払管理プロセスは、バックオフィス機能に分類されますが、重要な業務プロセスです。支払管理の効率性と生産性は、従業員が発注から支払いまでのサイクルをいかにタイムリーに管理できるかにかかっています。

良く管理された支払管理では、以下が可能です。

  • 長期的にビジネスに利益をもたらすサプライヤや業者との強固な関係
  • ビジネスを円滑に運営するために購入した商品やサービスの継続的な取得
  • 罰金または追加費用が発生する可能性がある支払い延滞の回避
  • 未支払や重複支払いを防止する請求書および支払の体系的な追跡
  • キャッシュフロー管理の向上
  • 不正行為リスクの軽減

支払管理で直面する課題とは?

支払管理では、プロセスの最適化を妨げる課題に直面しています。また、支払管理マネージャーは、部門をコストセンターからプロフィットセンターに移行するとともに、より少ないリソースでより多くの成果を上げるよう迫られています。

支払管理担当者が一般的に直面する問題は次のとおりです。

  • 事務処理が多すぎる: 支払管理は、最も紙文書を多用する部署の1つで全請求書の半分が紙文書で受け取ります。そのため、紙ファイルの分類、整理、処理などの作業によって、より価値の高いタスクに費やす時間が削減します。
  • データの手入力: 支払管理チームは、複数のソースや形式のデータを手動で入力するために多くの時間を費やしています。その結果、データ入力エラーや文書の配置ミスが発生する可能性があります。
  • 承認プロセスに時間がかかる:支払金額に応じて、承認にはいくつかの段階とレベルがあります。ほとんどの請求書は、支払管理以外の関係者の承認も必要です。特に、承認者が承認ワークフローに簡単にアクセスできない場合は、サイクルタイムが長くなる可能性があります。
  • 可視性の欠如:紙文書と手動のプロセスは、支払管理チームがキャッシュフローを効率よく追跡する上で盲点となります。各請求書の処理がどの段階にあるかを把握できなければ、支払い遅延のリスクが高まり、企業の財務状態を分析することが困難になります。

支払管理プロセスを簡素化する方法

支払管理チームの効率化を妨げる問題に対処するために、支払管理プロセスを最初から最後まで合理化する上で役立つ一連のベストプラクティスがあります。

  • すべての重要な支払管理文書を一元管理し、1つのプラットフォームでプロセスを自動化: 重要な支払管理情報のキャプチャ、統合、数値化、処理、保存、アクセスが可能になり、エンドツーエンドの支払管理自動化が可能になります。
  • 紙ベースプロセスの削減: 業者がデジタル請求書を送信し、請求書キャプチャソフトウェアを利用してERPに必要な情報を自動的に抽出するためのガイドラインを設定します。
  • 支払いリマインダの設定:支払いの遅れや未支払いを回避し、早期支払い割引を利用するための通知を受け取ることができます。
  • 月次レポートの作成:キャッシュフローを把握し、監査と情報要求に備える上で役立つ、毎月の調整、バウチャーアクティビティ、および支払履歴レポートを作成します。

支払管理を簡素化する方法については、こちら からお問い合わせください。