ペーパレスワークスペースのメリット

ペーパーレスシステムによる生産性の向上、コストの削減、セキュリティリスクの軽減

ペーパレスオフィスとは?

ペーパーレスオフィスとは、紙ベースのプロセスを最小限に抑え、代わりにデジタル化された文書を採用する職場のことです。一部の組織では、プロセスやコンプライアンスの要件のために紙のファイルを完全に排除できない理由で「ペーパーライト」という用語が使用される場合もあります。

いずれにしても、紙の使用量を削減することは、組織のデジタルトランスフォーメーションの取り組みを加速する上で役立ちます。ここには通常、ファイルをデジタル化して一元管理したリポジトリに保存する電子文書管理システムへの移行が含まれます。

ペーパーレス化のメリット

米国の企業は、印刷したフォームだけで年間1200億ドル以上を費やしています。そのほとんどは3か月以内に陳腐化し破棄されてしまいます。 さらに、オフィスの従業員は、時間の30~40%を物理的なファイルキャビネット内の文書の検索に費やしています。

最も紙を使用する部門には、人事支払管理売上管理施設管理、カスタマーサービスなどがあり、大量の申請書、履歴書、領収書、作業指示書、請求書類を処理しています。

明らかに、紙の文書を扱うことは、従業員の生産性を阻害し、組織がコストを節約することを妨げる問題を引き起こします。ペーパーレスシステムの導入は、これらの課題を解決し、次のようなメリットをもたらします。

  • 物理ファイルの検索と取得にかかる時間を短縮:デジタル文書は簡単に整理してインデックスを作成できるため、検索機能を使用して必要なファイルをすばやく検索できます。文書へのアクセスが容易になると、ファイルの取得にかかる時間が大幅に短縮されるため、チームの生産性が向上し、他の価値の高いタスクに集中できます。
  • チームメンバー間のコラボレーションを促進:スタッフは、印刷せずにファイルをデジタルで共有したり、文書の更新バージョンや過去のバージョンを表示したりできます。これにより、手順が最小限に抑えられ、文書で共同作業する際にワークフローが最適化されます。
  • 情報セキュリティの向上: アクセス権は、ユーザーレベルと文書の種類に応じて割り当てたり取り消したりできます。また、詳細なセキュリティ設定により、機密性の高い機密情報を追跡し、悪用や不正な変更から保護することができます。これにより、紛失や盗難のリスクも軽減されます。
  • 文書の印刷や保存にかかるコストを削減:ペーパーワークの大半をなくすことで、紙やファイルキャビネットにかかるコストだけでなく、コピー機のインクや事務用品などのコストも節約できます。

ペーパレスオフィスの進め方

文書管理システムは、統合された検索オプションを使用して、単一のプラットフォーム上で情報をデジタル形式でキャプチャして保存します。容易に紙からデジタルに変更するには、次の方法で開始できます。

  • 適切なソリューションを決定する: 展開するプラットフォームは、変化に適応し、成長に合わせて拡張できる柔軟性を備え、固有のビジネスニーズと課題に対応し、解決できる必要があります。
  • デジタルプロセスの開始: 時間と労力がかかるため、これはおそらく最も困難な部分です。取り組みの規模は、最初に紙のファイルがどの程度あるかによって異なりますが、ソリューションプロバイダーの助けを借りれば、デジタルプロセスに取り組み戦略を立て、従業員のベストプラクティスとして実装できます。
  • 変更管理の浸透: 変更を成功させる上で重要なことは、関係者の賛同を得ることです。チームが変更の必要性を理解し、新しいシステムがどのようにチームの生産性、影響力、価値を高める上で役立つか理解できるようにします。新しいプロセスに対応するための訓練プログラムを開発し、さらなる改善のために従業員からフィードバックを集めます。

どのような変更でも、組織が調整するには時間がかかります。ソリューションを他のプロセスや部門に拡張する前に、ペーパーレス化の影響が最も大きい重要なプロセスから小さい規模で開始することをお勧めします。

文書管理システムがオフィスのペーパレス化に役立つ方法については こちら からお問い合わせください。

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