ペーパレスオフィスソリューション

どの程度の量の紙文書を多すぎるというのでしょうか?

ファイルがデスクの上に山積みとなった時点で多すぎると感じる人もいれば、沢山のファイルキャビネットがオフィスを占有するようになって初めて対策の必要性を感じる人もいます。

申込書、履歴書、領収書、作業発注書、請求書などの紙文書は、その扱い方に次第で組織全体の業務時間の多くを無駄に消費してしまいます。人事支払管理 および 売上管理 施設管理 さらには事業の要であるお客様サービスなど、あらゆる部門が紙文書の扱い方によって影響を受けます。進行の遅いプロセス、検索が困難なファイル、不完全な情報、重複した作業などによって生産性が低下し、十分なお客様サービスを提供することができず、企業は競争力を維持することが困難な状態に陥ります。さらに、紙文書は場所を占拠します。

では、どんな例が考えられるでしょうか?

OnBaseのお客様で、省エネ照明機器メーカーのTCP Inc..では、製品を保管するための倉庫にファイルを保存していました。ファイルは積み上げる形で保存されていたため、ファイルを使用する必要のある従業員は、フォークリフト免許を持つ倉庫内の従業員に依頼してフォークリフトを使用して文書を探してもらう必要がありました。このプロセスでは、付加価値の低いのタスクによって従業員の時間が消費され、倉庫内従業員の通常の業務が中断される形となっていました。

紙文書の消費量を低減するために文書管理ソリューションを実装した結果、TCPでは、無駄の多い、非生産的なステップを運営・管理プロセスから排除することができました。ペーパーレスの注文入力プロセスを導入したことで、年間12.5万枚分の印刷量を削減し、売上金回収期間が5日短縮され、正社員4名分相当の労働時間を節約することができました。

オフィスをほぼペーパレス化にする時期

明確にしておくと、トランザクションエンタープライズコンテンツ管理ソリューションによって日々の業務から完全に紙文書が無くなることはありません。紙文書はこれからも常に使用されることでしょう。しかし、業務において使用する膨大な量の情報に圧倒される必要はありません。

スマートで使い易い文書管理ソリューションを使用すると、大量の文書とコンテンツをシームレスに集約・整理し、インデックスを作成し、単一の360度の全体像を提供して最適な意思決定を行うことができます。

詳細は ECMソリューションの構築 をご確認ください。また、文書管理 についてもご確認ください。