ビジネルプロセスの迅速化

組織のビジネスプロセスの効率性は、事業の成功と安定した収益の確保において最も重要な要素です。事業の全体像を把握する場合、または従業員の日々の生産性を管理する場合のどちらでも、どのように情報が組織内を移動しているかという詳細を知ることが重要です。

戦略的なエンタープライズコンテンツ管理(ECM)ソリューションOnBaseは、ビジネスプロセスを合理化するとともに、組織の特定のニーズに柔軟に対応できます。

ビジネスプロセス上の課題の多くは、その業界に特有のものです。こうした課題を解決するには、技術の専門家以上のものが必要です。必要なのは、同様の組織で働いたことがあり、課題を理解している業界の専門家です。

では、どのような例が考えられるでしょうか?

グアテマラのグアテマラシティーを拠点とする世界的に名高い保険会社 Seguros de Occidente (以下、Occidente)では、そのような業界エキスパートによるビジネスプロセスの革新が行われました。Occidenteは、市場シェアを伸ばし、競合他社に対し大きく差別化を図りたいと考えていました。すでにOnBaseを活用してビジネスプロセスを電子的に合理化・簡素化していましたが、経営陣は、OnBaseソリューションの潜在的な可能性を最大限に活かし切れていないという考えから、継続的なビジネスプロセスとシステム改善のための短期的および長期的な計画を策定する必要がありました。

そこで、Occidenteはハイランドソフトウェアの エンタープライズソリューショングループ(ESG)と業界エキスパートに相談を持ち掛けました。ESGはOccidenteに対し、綿密に文書化されたロードマップを提供し、どのビジネスプロセスにおいてどの部分に改善が必要なのか、なぜ必要なのかという点をより深く理解するための支援を行いました。その結果、Occidenteは、従業員が既存のアプリケーションをより有効に活用して日々のタスクの効率性やコスト効率を改善可能にすることで、保険証券の新規発行や保険金請求の処理に要する時間を短縮しました。

最大の成果の1つとは?短期的および長期的なニーズに応える実行可能な戦略です。

「ハイランドによる助言の中でも最も役立ったことは、ECM委員会を編成するということでした。ECM委員会を通じて、私達のチームがどうすれば無理なく紙の環境から電子的な環境に移行し、業務のスピードを上げることができるかというアドバイスを得ることができました」とITプロジェクトマネージャーのMarta Julia Fernandez氏は振り返ります。

ビジネスプロセスを合理化するための価値の高い重点的な業務

既存のビジネスプロセスが文書化されていない場合、従業員はそのプロセスを首尾よく実行できず、業務を適切に遂行することができません。また、現状のビジネスプロセスでは、人件費の高い優秀な従業員が、業務を遂行する上で行わなくてはならない反復的または付加価値の低いタスクに時間を割いていることがあります。

ビジネスプロセスの多くは、Eメールや、ERP、学生情報システムといった主要なアプリケーションなど、毎日使用するアプリケーションが欠かせません。これらの主要なアプリケーションをECMソリューションとシームレスに統合すると、情報が十分に共有されない状態が解消され、既存のIT投資を最大限に活かすことができます。

さらにビジネスプロセス改善努力の一環として、コンプライアンスや規制面のリスクを特定することも重要です。ECMソリューションは、直観的でネイティブな機能を提供し、組織の規制要件への対応をサポートできなければなりません。

一貫性に欠ける非効率的なビジネスプロセスは、意思決定に多くの時間を要し、部分的な情報に基づく判断を強いられるため、結果として、生産性と収益性が悪化し、規制コンプライアンス面のリスクが増加します。

ECMテクノロジーと戦略に投資することで、日々の業務遂行の要であるビジネスプロセスによってユーザーの生産性を向上させ、ビジネスプロセスの一層の効率化と有効化を実現できます。