セキュアな文書の保存、検索、破棄

膨大な量の紙文書を抱えることと、膨大な量の情報に圧倒されることは別の事柄です。

今日、多くの企業が文書の排除を試みています。その一方で、情報は企業が競争力を維持する上で必要不可欠なものであり、情報は多ければ多いほど企業にとって有益なものです。しかし、その情報が適切に整理されていない、誤ってファイルされている、または重要な文書が紛失した状態では、情報を有効に活用することはできません。

では、どのような例が考えられるでしょうか?

重要な文書とは、組織にとって意義のあるすべての文書を指します。たとえば、金融サービスにおける 住宅ローン や 融資 の書類などは重要な文書です。保険業界では、保険金請求や保険金請求処理 につながるものであれば、どのような事であっても収益とお客様サービスの両方の面で極めて重要です。では、ヘルスケア ではどうでしょうか?ヘルスケアの場合は、すべてが患者に関わります。また、企業の規模を問わず、従業員の記録や規程文書は 人事部門 において欠かせない重要な文書です。

そのような状況で、必要な情報が欠落している場合、大きな混乱が生じます。情報の欠落とは紙文書だけに限定されません。Eメール、スプレッドシート、Word文書などの電子ファイルがさまざまな場所に分散して保存され整理されていなかったり、または検索が困難だったりする場合、作業の重複と時間の無駄が生じて生産性が低下します。

コロラド州住宅金融支援機構は、かつてまさにそのような状況にありました。この組織では、1つのプロジェクト当たり必要な書類が300ページ以上に及ぶなど、膨大な量の紙文書の扱いに苦慮していました。その後、エンタープライズコンテンツ管理ソリューションを実装したことで、明確な記録管理が可能になりました。以前は12分かかっていたプロジェクトファイルの検索を10秒以下で行うことができるようになり、従業員の生産性は3倍に増加しました。監査に要する時間は数日から数時間に短縮されました。また、文書を紛失する心配も無くなりました。

ECMでセキュアな文書保存、容易な検索を実現

ECMまたはコンテンツサービスソリューションを使用すると、完全な文書ライフサイクルの管理、入力から破棄までのセキュアな文書保存が可能になります。適切なソリューションを活用することで、文書は検索可能な状態で一元的に管理され、該当するアカウント、顧客、患者、従業員などに自動的に関連付けることができます。

さらに、紙の患者カルテやローン申込書の原本と写しなど、電子情報ではない文書も容易に管理できます。

このように、ECMソリューションは、電子情報であるかに関わらず、すべてのデータに可視性をもたらし、重要な文書の管理を簡易化するソリューションです。