重要文書のバージョンが多すぎますか?

製品やサービスを販売するビジネスを展開し、その製品やサービスを代表する営業担当の従業員を擁している場合、営業担当が異なる価格表で業務しているとすれば、成功を収めることができるでしょうか?あるいは、古くなった契約書や旧式の注文書を使用していた場合はどうでしょうか?

確かに首尾よく業務が進行するとは思えません。おそらく事業は遅れを取ってしまうか、優位性を維持するにしても膨大な作業が必要となることは確実です。さらに、文書に複数の「最終版」が存在すると、法的およびコンプライアンス面においても、さまざまな問題が生じます。

文書管理とバージョン/修正版管理を実現するエンタープライズコンテンツ管理(ECM)ソリューションを使用することで、そのような事態は過去のものとなります。ソリューションの入念な実装を通じて、事業規模にかかわらず、刻々と変化するビジネス文書の管理を一元化し、リモートユーザーにオフラインの同期機能を提供して、最新バージョンの文書に誰もが確実にアクセスすることができます。

では、どんな例が考えられるでしょうか?

ミネソタ州ミネアポリス市のあるAllina Medical Laboratoriesを例にとってみると、医療方針書の配布手順に関する基準が整備されていなかったため、病院スタッフは新規医療方針の通知や、古い方針の更新を見逃してしまうことが多々ありました。ハイランドのOnBaseソリューションの導入後、医療方針書はセントラルレポジトリにおいて一元的に保存・監視することが可能になりました。 その結果、Allinaではどのメディカルディレクターによっていつ医療方針書が署名されたかを把握することができ、また、新規従業員に対しては、必読文書として最新の医療方針書だけを配布できるようになりました。

さらに医療方針書の修正時には、Allinaでは草案を回覧して適切な意思決定者が見直します。最終版が作成された際には、システムによってメディカルディレクターに送信され、承認を受けます。医療方針書の発行から11ヵ月が経過すると、ソリューションから方針書の保有者に対し、年次確認の時期が来たことが通知されます。そうすることで、スタッフはいつ、どの方針書の年次確認を行う必要があるかを憶えておく必要がなくなり、紙文書で承認を行う場合の長い待ち時間を排除することができます。結果として、方針書は常に期限内に更新され、Allinaは確実に規定を順守することができるようになりました。

この成果は、米国病理医協会や米国血液銀行協会による監査要件に対応する上でAllinaにとって非常に重要な意義を持っています。

ビジネス文書の作成、修正、配布の管理を可能にする一番のメリットは、まさに、重要なビジネス文書の作成、修正、配布を管理できるということです。古いバージョンの文書を使用したことが原因で取引先やお客様を混乱させるような失態はなくなり、紙文書に書き留めた重要な注記が失われる心配もありません。さらに、かつてない水準で文書の一貫性とキーワードの精度を確保することが可能になります。