法規制コンプライアンス

社内外のコンプライアンス規制や必須監査の増加により、必要な文書を追跡することがこれまで以上に重要になっています。

では、どんな例が考えられるでしょうか？

その一例として、米国の食品安全システムの全面見直しが挙げられます。この改革では、米国政府機関による食品加工施設の検査回数が増加し、食品医薬品局（FDA）は安全性に欠ける食品の強制リコールを命じることが可能となりました。リコールプロセスでは、食品製造元はFDAに対し、調査と監査のために重要な記録と文書へのリモートアクセスを提供する必要があります。

そのような場合、文書が各所に散在し適切な管理が行われていない食品製造会社では、必要な対応を取ることが極めて困難となります。また、その結果、収益の損失、施設の閉鎖といった、事業に甚大な影響が及ぶ可能性もあります。一般的に、FDAによるリコールでは数百万ドルのコストが発生すると言われています。

金融サービスの場合はどうでしょうか？慎重に考慮し、戦略的に実装したECMソリューションを活用することで、サーベンス・オクスリー法（SOX）のコンプライアンス要件が監視されるため、夜も眠れないといった苦労を味わうことが無くなります。また、ファイナンシャルエグゼクティブインターナショナル（財務管理者協会、Financial Executives International：FEI)の調査によると、平均歳入47億ドルの企業では、コンプライアンスを実現するためにかかる年間約200万を難なく管理できるとしています。

ソリューション

エンタープライズコンテンツ管理（ECM) ソリューションは、コンプライアンスに関する懸念を和らげ、監査やその他のコンプライアンス要件を促進します。さらに、ECMソリューションを導入した製造会社の多くは、監査会社にセキュアなリモートアクセスを提供できるようになり、その結果、既存の監査費用を大きく削減したことを実感しています。

また、適切な記録管理 ソリューションによって、文書の保有期間や最終処分を管理することもできます。文書に有効期限日を設け、その日に達すると自動的に文書を削除するように設定できます。また、文書を消去する時期に達したことを通知するEメールを担当者に送信し、内容を確認の上、削除を承認することもできます。

エンタープライズコンテンツ管理では次も可能です。

• 刻々と変化する法規制コンプライアンス要件への対応を迅速化し、即時に最新情報を反映
• 変更内容をコピーしたり配布したりする必要はなく、最新版を保存し周知させる
• セキュリティとコンプライアンスの最新状況を集約して表示するダッシュボードを活用して、コンプライアンス責任者によるリアルタイムのリスク緩和対策を実現
• 事前定義済みのルールに従って保存済み文書の保有期間を管理することで、コンプライアンスを促進し法的リスクを最小化