導入にあって考えること

適切な製品を選ぶ

エンタープライズコンテンツ管理(ECM)技術ソリューションへの投資を検討する場合、製品の選定にあたり念頭に置くべき点があります。IT投資は賢明かつ戦略的に行い、現在そして将来のニーズに確実に適応できるものであることが何よりも重要です。考えるべき点は、以下のとおりです。

価値

まず、投資から十分な価値を得ることができるという確信を持てることです。ECMベンダーは、充実した機能を備えたECM製品を、ソリューションの構築や拡張にカスタムプログラミングを必要とせずに提供できる必要があります。

拡張性

ソリューションは、組織の現在のニーズと将来的なニーズの両方に応えられるべきです。ECM製品を評価する際は、その投資が当面のニーズを満たす以上のものであるかどうかを検討しなければなりません。現時点で明確になっているニーズに応えるとともに、現状では未知である将来のニーズにも対応することで、継続的な投資回収を実現できるかという点に注目することが重要です。ECMソリューションは、時の経過とともに変化する組織のニーズに合わせて容易に適応できるものでなければなりません。また、複数のオフィスや海外拠点に対応できるように拡張する必要もあります。

統合

ECM製品は、ERP、電子医療記録ソリューション、学生情報システムといった、既存の部門またはエンタープライズ規模の業務管理アプリケーションと連携可能なことが絶対条件です。

柔軟性

実際に使用する機能に対してのみ費用を支払うという形を確保することも重要です。特定の部門を対象としたソリューションを実装するために、他部門では使用することのないエンタープライズ規模のソフトウェアスイートを購入することは妥当ではありません。実装段階からソリューションの使用期間全体を通じて投資を最大限に活かすことのできる柔軟性を備えたECMソリューションが好ましいと言えます。

開発

ECMベンダーがどのような姿勢でECM製品を開発しているかという点は、その製品の底深さと幅広さを示す指針となります。製品開発には、ユーザーのニーズを満たすためにお客様からのフィードバックが反映されるべきです。

展開

ECM製品には、オンプレミス型およびクラウド型という柔軟な展開オプションが用意され、ECMベンダーではお客様の組織のニーズが変化するに伴い、これら2つのオプションを柔軟に切り替えることができる実証済みの体制が整っていることも重要です。