時間の節約:従業員にもたらすメリット

価値の低いタスクを排除して従業員の業務を促進

ローン申込書、会員情報など、日々増大する膨大な量の紙文書を扱うワシントン州、ワットコム郡を例に取ってみましょう。

これらの紙文書は、本庁に物理的に保管されているため、分局の職員が来訪者のファイルを必要な場合、本庁に連絡しなくてはなりません。本庁の職員は依頼のあったファイルを探し、その中に入っている必要な文書を見つけ、それを分局の担当者にファックスで送信します。その間、来訪者は分局の窓口で待ち続けるか、後日窓口を再訪していただく必要があります。

職員が即時にしかもセキュアに来訪者関連の書類にアクセスできれば、どれだけ多くの方々にサービスを提供できたでしょうか?本庁からの返答を待つ時間内にどれだけ多くの別のタスクを実行できたでしょうか?

エンタープライズコンテンツ管理(ECM)ソリューションを検討中の企業の多くは、付加価値の低いタスクに伴う総合的なコストの実体に驚きを隠せないことが一般的です。

たとえば、特定のタスクの実行に要する時間はわずか2分だとします。しかし、1件あたりの処理に2分を要するタスクを担当者が1日あたり15件こなす必要があれば、これらのタスクを完了させるために1日30分が必要となります。

その時間を年間営業日数260日で掛けると、合計130時間となります。さらにその時間を時給$15で掛けると、この「2分間で終わるタスク」はフルタイムの従業員1名あたり約$2,000を要することになります。従業員が10名とすると、そのコストは非常に大きなものとなります。

周到に考慮されたECMソフトウェアソリューションを実装し、文書を探し回る時間を排除することで、先に挙げた例では$20,000を節約し、それを他の事に再投資することが可能となります。