資金の節約:コスト削減とROI

ECMにおけるROIの実現

エンタープライズコンテンツ管理(ECM)ソリューションへの投資は、多くの企業において大きな設備投資です。どのような設備投資であっても、投資対象によって確実に投資を回収できるという確信を持てることが重要となります。つまり、投資回収(ROI)のことです。

ECMソフトウェアソリューションを活用すると、紙消費量の削減、ファイルキャビネットや段ボール箱といった物理的な文書の保管場所が不要になることで空いたスペースの有効活用、社外の保管場所の使用料や郵便・宅急便代、マイクロフィッシュやフィルムの作成費用の節約など、即時に大きなコスト削減を実現できます。

ECMが与えるその他の影響:

  • 支払請求書の早期支払いに適用される割引を活用
  • 合意済みの契約上の割引を契約期間全体に渡って確実に適用
  • 業者への支払いの重複を排除
  • 初回の問い合わせの電話で即時に問題を解決し、非効率的な調査や折り返しの電話にかかる手間を排除
  • 業界の規制に対するコンプライアンスを実証・文書化し、不適合の場合に課される罰金を回避

その他の考慮事項

ECMソリューションの購入は、ソリューションの導入に要するコストだけでなく、ソリューションが長期的な付加価値を提供する上で必要な事項も念頭に置く必要があります。そこで、次のような内容を検討することが効果的です。

  • ソリューションの機能を最大限に活かすためにどのようなリソースが必要か
  • 組織の成長や他部門のニーズに応える目的でECMソリューションを拡張する場合に、組織内で拡張作業を完結させることが可能か、それとも変更を行うためにベンダーに費用を支払う必要があるか
  • ソリューションを変更またはアップグレードするには、どの程度のカスタマイズが必要か 他のアプリケーションと連携させるには、何が必要か

総所有コストを検討する場合、製品の充実度についても考慮する必要があります。柔軟で、幅広い機能を持ち、最低限のカスタムプログラミングで簡単に設定できるECMソリューションは、高いコスト効率で維持できます。また、特定の機能が必要な時にすぐに使用できるため、長期的な価値を得られます。 さらに、ソリューションのカスタム化に時間と費用を投じたり、欠けている機能の穴埋めに新しい製品について調査したりする必要もありません。

IT面の意思決定を行う責任者は、最適なソリューションを選定するだけでなく、時間の経過と共にコストが肥大化する事態を回避することが求められます。総所有コストの低いECMソリューションを導入することで、既存のアプリケーションを維持するためだけに費用を使うのではなく、貴重な資金を他のプロジェクトに投入できます。