エンタープライズコンテンツ管理システム提案依頼書の作成方法

最適なECMベンダーを探す

紙文書が多すぎる、重要文書の紛失、コンプライアンス課題など抱えている問題を特定します。組織には、これらの分野を支援するだけでなく、ビジネスワークフローの自動化、モバイルアクセスの提供、既存のプログラムやソフトウェアと統合する機能を提供するツールが必要です。基本的に、信頼できるエンタープライズコンテンツ管理 (ECM) システムは、これらすべてを提供します。スマートで戦略的なソリューションでは、日常の業務プロセスがより効率的で効果的になります。

では、どうすれば良いのかと疑問を持たれるでしょう。

必要なことは、適切なECMベンダーを探すことです。慎重に構成された提案依頼書 (RFP) は、組織が最適な選択肢を見つけ出すの上で役立ちます。

始めるにあたって

RFPを作成するにあって最も重要なことは、ニーズを明確に特定して定義することです。簡単ではないと思われるでしょうが、心配する必要はありません。RFPの作成時に対処できます。

このようなニーズを特定する際に、表面的な問題にしか取り上げていないと感じた場合は、その旨RFPで伝えてください。そうすることで、ベンダーは、ECMソリューションからメリットを得られる組織内の別の分野を特定できます。

ニーズを特定した後、予算、支援とFRPのチーム作りに集中します。

  1. 予算 - RFPの作成時にプロジェクトを順調に進めるために予算を立てます。金銭的な余裕や必要以上の機能を求めることは意味がありません。また、ベンダーに潤沢な余裕があるという印象を与えることも意味がありません。
  2. 支援 - また、主要な関係者、意思決定者、導入によって影響を受ける関係者からの支援も必要です。
  3. RFPのチーム作り - FRPのチーム作りには、日常的にシステムを利用するエンドユーザーが関与する必要があります。こうしたエンドユーザーは、使用中のプロセスや実装で最も影響を受ける人たちです。彼らの意見は、非常に貴重で、新しいシステムが実装されても容易に移行できます。

RFPの作成

多くの人にとって、プロセスのこの部分は最も困難な作業です。最適な回答には、適切な質問が必要です。ベンダーを選定した後に不測の事態が発生しないように、お客様のニーズを明確に示す適切な情報を含めることも重要です。 RFP見本ツール にアクセス可能であれば、ここから始めるこのが最適です。 たとえば、 ハイランドのRFP見本ツール は、ECMソリューションの評価に役立ちます。また、ハイランドが ECMの構築要素 とみなす文書のキャプチャ、管理、アクセス、統合、数値化および保存要件も含まれます。 RFPの見本は、ECM評価の始まりと言えます。

しかも白紙からRFPを作成するよりもツールを使用することで、基本的なECMソリューション要件やその他を網羅できます。

たとえば、 ハイランドのFRP見本ツール は、ECMソリューションの評価に役立ちます。また、ハイランドが ECMの構築要素 とみなす文書のキャプチャ、管理、アクセス、統合、数値化および保存要件も含まれます。 RFPの見本は、ECM評価の始まりと言えます。しかも白紙からRFPを作成するよりもツールを使用することで、基本的なECMソリューション要件やその他を網羅できます。

RFP見本ツールから始めて組織の問題点を解消するには、評価する必要があるすべての要件を確実に特定します。次に、ベンダーとその製品の両方について多くの情報に基づいた意思決定ができるように、その他の必要事項を質問します。

これらの領域を含めて、ベンダーとベンダーが提供する製品の全体像を把握してください。

  1. ビジネス要件(ベンダーエクスペリエンス、パートナーシップ、人材、顧客紹介、研究開発など)
  2. 機能と技術要件
  3. 実装、サポートmトレーニング、専門的なサービス

まとめ

I多くの質問と要件リストが思いつくことでしょう。すべてを含めることを心配すぜに最終目標に集中してください。ベンダーの回答がそのギャップを埋めることでしょう。また、RFPに内容を追加してニーズを満たす革新的なアプローチを受け入れる意思があることを伝えることもできます。

多くの詳細について質問することがあります。これは、組織のさまざまな領域がRFPをまとめ、要件が重複するときによくあることです。 全員のニーズが満たされ、すべての意見が反映されるように連携して作業しサイロ化を回避することで、RFP全体の一貫性を維持できます。

RFPチームが求められている内容に納得ができると、作業が完了します。それは、作成した内容を見て、ソリューションの評価に必要な要件の特定に最善を尽くしたと感じるときの感覚です。

RFPは、3社~5社に送付することをお勧めします。平均で3週間の対応期間を当たるのが理想的です。

回答の評価

回答の評価では、類似のものの評価で困難を極めます

適切に作成された要件では、ベンダーのソリューションがそれを実行できるかできないかに対し、単純な「はい」または「いいえ」で答えられるはずです。白黒がはっきりしない部分には、簡単なコメントを付けます。

考慮すべきもう一つの指標は、各企業が業界でに安定性と経験においてどう対応しているかです。強調と卓越性の欠如は、赤信号の場合があります。
検討した後、上位2~3社を招き、デモで機能を見せてもらいます。

また、最終選考にのこった企業の本社を訪問して、社内でどのように業務しているか、自社のソフトをどのように使用しているなど、企業環境の雰囲気を確認することも検討してみてください。

最終提案は実行に移すことです!

RFPプロセスの良い点は、質問していなかったことが後になって判明しても問題ない点です。いつでも前に戻ってベンダーからさらに情報を得ることができます。ベンダーは、追加の依頼にも喜んで対応することでしょう。

準備は整いましたか? ハイランドのRFP見本 を確認し、お役に立てることがありましたら、ご連絡ください。