管理

ECMでプロセスを最適化し、無駄な時間を排除して効率性を促進

これは、いくつかの単純な決定事項を自動化するだけにとどまりません。 理想的なECMソリューションは、次の様な機能を提供します。

構造化プロセスの自動化

ECMソリューションでは、予測可能で反復するプロセスを自動化できることが重要です。支払管理・売上管理や従業員の採用プロセスなど、特定のプロセスにおける結果は標準化されています。通常、これらのプロセスでは同じステップを繰り返し行う事が多いため、論理的な意思決定に基づき自動化することができます。適切な担当者への文書の転送、事前に合意したしきい値に基づく承認確認、決定内容に応じた文書の作成といったタスクは自動化が可能です。

そのようなソリューションをカスタムプログラミングを行わずに構築できるECMソリューションを選定することが重要です。また、ECMベンダーは、設定可能で視覚的なデザイナツールを提供し、ユーザー自身がプロセスを構築できるようにする必要があります。

非構造化情報を集約

重要な情報源は、文書だけではありません。標準化したプロセスに例外が発生した場合、生成された情報を取得する必要があります。メモやリマインダー、意思決定の理由、お客様とのやりとりなどがその一例です。これらの情報が１つのECMシステムで管理されていない場合、重要な情報はスプレッドシートやEメールの受信トレイ、Accessのデータベースや紙のメモなどに分散された形となってしまいます。

ECMシステムは、ビジネスプロセスで使用される文書だけでなく、それらに関連するすべての情報の取り込みと管理を行えることが重要です。

ケース管理の強化

多くのケースベースのプロセスは、予測可能ではなく、標準化されていません。これらのプロセスでは、特定の適任者によるノウハウと判断によって次に誰がどの業務を行う必要があるかを決定する必要があります。

お使いのECMソリューションにケース管理ソリューションがあれば、担当者は、それぞれが固有で事前に予測することが困難な問題事項や重要な例外事項（ケース）により効果的に対処できるようになります。1つの一元管理されたシステムを使用して、データ記録、文書、フォーム、履歴、通話内容、更新情報、見解、タスク、イベントなど、ケースに関連するあらゆる情報を360度の全体像から入手することができます。

メモ、見解、データ、Eメールなど、ケースに関するすべての情報は、その他の標準化されたプロセスに使用するアプリケーションと同じアプリケーションで管理されるため、情報が失われることはありません。情報を必要とする担当者は、関連情報を即時に利用することができるとともに、監査可能な利用履歴が提供されます。