統合

ECMでは、重要なアプリケーションとの統合が重要となる

お使いの他のアプリケーションと統合することで、新しいソフトウェアへの移行をよりスムーズに行うことができ、必要な情報を見つけるために画面を何度も切り替える手間を排除し、手作業のデータ入力によるミスを低減することができます。

理想的なECMソリューションと統合することで、以下のようなメリットを得ることができます。

  • 最小限以上のカスタムコーディングを必要としない:お使いになるECMソリューションは、あらゆる重要なアプリケーションと素早く統合できる必要があります。数週間または数か月ではなく、数時間で統合を完了できるべきです。ECM製品の中には、統合ポイントを作成するためにカスタムプログラミングが欠かせないものもあります。カスタムプログラミングは多くのコストと時間を要するだけでなく、いずれかのアプリケーションがアップグレードされた場合、その都度プログラミングの内容を調整する必要があります。
  • 文書検索以上の機能を提供: 他のアプリケーションから直接関連文書や関連情報を検索できることは極めて価値のあることですが、ECMの機能は文書検索という枠だけに限定されるものではありません。理想的なECMソリューションは電子フォームの自動記入、ワークフローの起動、バーコード付きカバーシートの印刷、雇用契約書や規程書といった文書の動的な作成など、ユーザーの効率性を更に高める機能を提供します。
  • ユーザーに見えない裏側でデータをリアルタイムで同期化:ECMシステムに保存された情報は、その他のシステムのトランザクションやデータに関連しています。そのためシステム同士がリアルタイムで情報共有する状態を確保することが重要です。そうすることで、重複したデータ入力を排除し、ユーザーがどのシステム内の情報を利用するかに関わらず、常に一貫性のある意思決定を行えます。