変換
コストの削減、ITとの連携、効率化の推進
既存のエンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソリューションを他の製品に置換する背景には、コスト削減、既存のIT投資の有効活用、業務効率の改善、旧式化し機能が不十分なソリューションを使用することで生じる事業面およびIT面のリスク軽減など、さまざまな理由が考えられます。
- 一般的に、長年にわたり活用されたシステムは、旧式化することでメンテナンスが複雑化し、大きな費用がかかります。組織のニーズに対応できなくなった旧式システムを維持するには、年間のメンテナンスサポート費に加え、多額の管理費、外部業者によるサービス料、カスタム開発費などが発生するため、総所有コストの増加に拍車がかかります。ソフトウェアソリューションの本番稼働化にかかる費用は、使用期間全体の総所有コストのほんの一部に過ぎません。もし旧式のECMソリューションが付加価値を提供することなく費用だけが増加する状況にあれば、ソリューションの置換を検討する時期が来たことを意味します。
- 変換を検討すべき理由として、IT面の経費増大に加え、ECMソリューションとその他の戦略的IT投資を連携させる必要性が挙げられます。ECMソリューションのプラットフォームが旧式化している場合、ERPやEMR、学生情報システム、保険金支払管理システムなど、その他の主要な業務システムと簡単に統合させることができないため、複数のシステムを効果的に連携させることは不可能です。
- また、既存のECMシステムが組織が必要とする機能を提供できない場合、または組織の成長に合わせてソリューションを拡張できない場合、ソリューションを変換することで、ワークフロー、イメージキャプチャ、記録管理、Eメールシステムやモバイルデバイスとの連携といった新機能を導入することができます。こうした効率性がなければ、業務プロセスを進化させることはできません。
ベンダーによって有意義な製品のエンハンスメントが行われない、ベンダーの製品ロードマップが組織のニーズに合致しないなど、組織のニーズに応える製品の継続的な改善が行われないといったレガシーソリューションは、その場しのぎの対策でシステムを稼働させることに多大な時間を要し、システムのTCO（総所有コスト）がさらに累積する結果となります。
ECMの変換を検討することは、今日の組織のニーズにより適合するとともに、明確な製品ロードマップによって組織の将来的な計画をサポートし、組織の特定ニーズに合わせて進化できるソリューションを見つける最良の機会であるといえます。
そのようなソリューションは、製品研究開発への妥協ない取り組みを行い、実証済みの変換ツールセットとメソドロジーを持つ社内のデータベース変換チームがある経験豊富なECMベンダーによって提供されます。
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