ECMデータキャプチャ

ECMソリューションは、ファイルタイプや保存場所にかかわらず、すべての重要な文書や情報をキャプチャする必要がある

ECMの価値はスキャニングの領域を大きく超えるものです。ソリューションには、重要なコンテンツ（紙、電子、データ）をすべて、人間の介入が制限された1つのシステムに取り込む機能が必要です。

理想的なECMソリューションは、次のような機能を提供します。

すべてのファイルタイプをキャプチャ

画一的に１つの特殊なファイルフォーマットに変換するのではなく、元来のファイルタイプを維持できることも重要です。特殊なファイルフォーマットを使用する場合、将来的なコンテンツの活用範囲が制限され、Word、Excel、CADなど文書作成に使用したアプリケーションの機能を使用できなくなるという欠点があります。

従業員が常時移動している状況では、ECMソリューションがモバイルデバイスを使用して画像と情報をキャプチャできること、特に電子フォームを介して情報を取り込む機能を提供することも重要です。

また、ECMソリューションは、関連するすべてのコンテンツが単一のシステムにあることを確認するために、関連する添付ファイルとともに、外部の電子メールクライアントから直接通信をキャプチャする必要があります。

あらゆる保存場所からキャプチャ

ECMソリューションは、大量の文書を元の保存場所からそのまま取り込めるという柔軟性を備えることで、文書の転送に伴うコストと時間を節約できる必要があります。メールルームで大量の文書を処理する場合でも、登録デスクで少量の文書を処理する場合でも、個人のデスクで1つの文書を処理する場合でも、文書をスキャンするだけで、一元化された場所に文書を送信する必要はありません。

自動的に文書を分類して重要情報を抽出

これらの文書がシステムに入ると、文書を手動で分類し、関連するシステムにデータを入れるタスクは、どの組織にとってもコストがかかります。

ECMソリューションは、両方のプロセスを柔軟に自動化できなければなりません。文書がシステムに入ると自動的に分類し、すべての重要な情報を取得し、抽出されたデータを検証します。これにより、ECMシステムで文書のインデックスが作成され、重要なビジネス上の意思決定を支援するために使用する情報が、可能な限り正確かつ最新のものになります。

こうしたプロセスを自動化すると、組織はより価値の高いタスクに専任のスタッッフを再割り当てできます。