アクセス

ECMソリューションでは、重要な情報にすばやく簡単にアクセス可能

コンテンツを必要とする人は誰でも簡単に、どこからでも、必要なときにいつでもアクセスできなければなりません。理想的なECMソリューションでは、次のように情報にアクセスできます。

  1. パーソナライズ: ECMソフトウェアは直観的でなければなりません。各ユーザーにとって最適な業務のやり方に合わせてECMインターフェイスをパーソナライズできることが重要です。ユーザーはインターフェイスをパーソナライズし、重要な文書、フォーム、ビジネスプロセスやレポートを即時に入手して、業務をより効率的に遂行できます。

  2. 統合:ユーザーが最も頻繁に使用するアプリケーションは、一般的にECMシステム以外のものです。ECMシステムを使用し、そのアプリケーション画面上の情報に関連するコンテンツにアクセスする必要がある場合、2つのアプリケーションを切り替える手間を省けるかが重要です。ECMシステムがOutlook、SharePoint、Office、ERPシステムなど、その他すべての重要なアプリケーションに拡張できるようにします。

  3. モバイル:ECMソリューションは、コンテンツをモバイルタブレットデバイスからも利用できなければなりません。これは、基本的な要件です。その理由は、どこからでも情報に即時にアクセスできることが生産性に大きな影響を与えるためです。人々がオフィスに戻るまでプロセスを待たせる必要はないのです。

  4. オフライン: 出先でのネットワーク接続がうまくいかず、業務が滞ってしまうといった状況は、外出や出張先の多い従業員にとっては大きな負担です。ECMは、写真のキャプチャ、文書やフォームの検索、作成、更新を実行できる機能を提供します。ネットワークに接続し直すとすべての情報が自動的に同期されるため、オフィスに戻ってデータを入力にするために費やす時間とエネルギーを排除できます。

  5. 拡張: あらゆる情報にアクセスできることは、大事ですが、顧客、地域住民、または学生が必要なときにそれらの情報にアクセスできるでしょうか?顧客がフォームを送信し、ステータスを追跡し、オンラインで文書にアクセスできることで顧客サービスが向上します。また、フォームを印刷して書類を郵送するために費やした時間と費用を排除することもできます。