電子ファイル管理

電子ファイル管理または、 電子文書管理 は、文書と画像をコンピューターファイルとしてインポート、保存、管理する方法です。その中には、紙文書からのデータのスキャン、キャプチャ、ファイルのデジタル化、およびハードコピーの破棄許可が含まれます。

電子ファイル管理にアップグレードする理由

電子ファイル管理システムで排除または最小化が可能な紙ベースのシステムの課題には、次のものがあります。

• 紙文書の管理と保守に費やすかなりの時間
• 紙のファイルやボックスに必要な保管スペース
• オフサイトストレージソリューションに依存することで、追加のコストが発生したり、検索に時間がかかる
• 火災、水害、その他の物理的損傷による損失のリスク

電子ファイル管理システムのメリット

手作業、紙ベースのプロセスから電子ファイル管理システムに移行することで組織は、以下を実現できます。

• 紙文書の整理、ファイリング、保管に必要なスペースや人材を節約
• 手作業のデータ入力やファイリングで発生しやすい間違いを最小限に抑制
• 間違った場所に配置したり、失われたりする可能性のある文書や情報を永続的に保存
• プリンタ、コピー機、紙、インクなどの事務用品の経費を削減または排除
• ファイル内の情報を検索するために必要な時間と労力を排除し、生産性を最適化
• 対応にかかる時間を短縮して顧客サービスを向上

エンタープライズ情報管理プラットフォームではさらに多くのことが可能

エンタープライズ情報プラット は、組織がコンテンツとプロセスの管理を最適化して、意思決定や日常業務をより適切にサポートできるようにします。また、次の機能によって情報へのアクセスを向上させる電子ファイル管理機能も備えています。

• すべての関連文書をキャプチャし保存する
• 情報を検索可能にする
• 情報を単一の一元管理されたプラットフォームからアクセス可能にする
• 複数のユーザーが最新の情報に同時にアクセス可能にする
• バージョン管理を有効にする
• 電子署名機能 を提供する

電子ファイル管理とエンタープライズ情報プラットフォームについては こちら からお問い合わせください。