文書ストレージシステム

どのような企業でも、年間数十万または数百万の文書を作成しています。こうした文書には、機密性の高い従業員の重要情報から使用事例、マーケティング資料、社内向けの企業戦略まで、さまざまな情報が含まれています。文書のデータは時間が経過するにつれて、山のように大量に蓄積されます。そこで非常に便利なのが文書ストレージシステムです。どの企業でもそれを必要としますが、どの水準まで必要とするのでしょうか?スマートな文書ストレージとはどんなものでしょうか?

文書ストレージとは?

文書ストレージとは、企業の文書を保存するためのツールと技術のことです。文書の保有と破棄に関するルール(一部の業界では、特定の年数の文書や元従業員の文書を破棄するルールもある)も含まれているため、業界のコンプライアンスを維持できます。

また、文書ストレージには、実際に文書を保存する場所である文書リポジトリのプロセスや、文書検索または文書中の情報にアクセスするさまざまな方法も含まれます。

文書ストレージシステムがビジネス役立つ理由

文書ストレージシステムは、組織がファックスやフォームをキャプチャする、文書のコピーをイメージとして保存する、リポジトリに保存したイメージファイルをテキスト検索機能を介してセキュアかつ迅速に検索するなどを可能にします。

OnBaseが文書ストレージに役立つ理由

OnBase文書ストレージソフトウェアでは、以下が可能です。

  • WindowsまたはLinuxファイルサーバーから専用ストレージデバイスに至るまで、ネットワークで検出可能なすべてのファイル共有に電子ファイルを保存できるため、高価なストレージソリューションを購入する必要がありません。
  • システム内のファイルごとに、オンラインのライブコピーを無制限で保存できます。
  • データを文書から分離することにより、ストレージと検索のプロセスをスピードアップし、データベースでデータサーバーが電子ファイルを処理しながら、データの処理に最も重点的に取り組むことができるようにします。