ドキュメントイメージングソフトウェア
ドキュメントイメージングソフトウェアでビジネスプロセスを加速化
組織の倉庫、ファイリングルーム、事務所の空のスペースに保管されている古い保存記録でいっぱいの箱やファイルキャビネットを想像してみてください。何百もの文書、紙、スナップショット、財務報告で埋まったそれらの箱やキャビネットは、多くは重複していたり、破損していたり、または識別したりできません。
では、これらの中から特定の文書を探す依頼がきたとします。特定の文書を素早く見つける自信がありますか？もし、それを見つけることができるなら、それは...
ドキュメントイメージングソフトウェアを使用すると、これらの課題が箱やファイルキャビネットとともに解消され、貴重なオフィススペースを再利用して、文書やファイルの物理的なストレージに関連するコストを削減 できます。さらに、より迅速にコンテンツにアクセスできるだけでなく、情報を探す手間を排除して組織全体のプロセスを加速化できます。
ドキュメントイメージングシステムの特長
ドキュメントイメージングには、 紙文書を電子形式に変換する あらゆるプロセスが含まれています。適切なシステムには、次を含むより多くの機能があります。
- 複数ユーザーによる同じ文書への同時アクセスを提供
- 組織外の必要な文書や情報への アクセスを有効化
- キャプチャした文書と情報を自動的に整理
適切なドキュメントイメージングソフトウェアを見つける
適切な ドキュメントイメージングシステムを確実に見つけるには、組織のニーズを判断するいくつかの質問があります。これらには以下が含まれます。
- 処理される文書量の種類
- 社内サービス要件を満たすためにスキャンした文書をどの程度の速さで必要とするか
- 営業所がすべてのスキャン業務あるいはその一部を行うことができるか、またはそもそも営業所で行うことは可能か
- キャプチャを集中して行う場合、どの方法で文書を自分のいる場所に移動させるか
これらは、回答する必要がある質問のほんの一部ですが、開始しようとするプロジェクトを理解する上で良いスタートとなります。優れたソフトウェアプロバイダーは、こうした質問やその他の質問に答える手助けをします。
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