データ入力ソフトウェア

コストがかかり非効率な手動のプロセスと紙ベースのプロセスを排除

データ入力ソフトウェアとは？

データ入力ソフトウェアを使用すると、高価で非効率的な紙文書のデータや手動のデータ入力プロセスを、コンピュータ、スマートフォン、タブレットで使用できる強力なアプリケーションに置き換えて、 データキャプチャを自動化 できます。必要に応じて、データ入力ソフトウェアには、紙のフォームを置き換える 電子フォーム の作成が含まれている場合や、受信する文書の 自動分類と自動データ抽出 が含まれている場合があります。

データ入力ソフトウェアが必要な理由

紙文書は、物理的な保管場所のニーズから、紙文書の処理にかかる時間と労力に至るまで、組織にとって負担となります。さらに、従業員がオフィスや外出先で情報を受け取ることで、かつてのようなデータ収集の一元管理ができなくなっています。

文書処理に関連する 手作業を排除 でき、次のようなメットをもたらします。

  • 人件費と文書処理コストの削減による収益の向上
  • 自動化によるビジネスプロセスの加速化
  • 従業員が最新の正確な情報をすぐに利用できるようにすることで、顧客サービスを向上

データ入力ソフトウェアの機能

データ入力ソフトウェアには、2つの主要な機能があります。

  1. 電子フォームの作成と送信
  2. 自動化された文書の分類とデータ抽出

電子フォームは、紙のフォームを置き換えることができ、データ入力プロセスを支援し、データ収集を簡素化します。これらのフォームは、オフィスまたは社外を移動する従業員のために、コンピューター、タブレット、電話でアクセスできるようにします。また、システムと同期して入力したデータの正確性を確認し、システムにすでに存在する特定のデータを自動的に入力することもできます。大規模なコンテンツ管理システムの一部として、これらのフォームを送信すると、自動的にプロセスが開始され、他のスタッフがすぐにアクセスできるようになります。

一方、自動化したデータキャプチャソリューションは、文書を置き換えるのではなく、文書の処理を自動化します。

データ入力ソフトウェアでは、次のことが可能です。

実際のデータ取得やデータの抽出プロセスでは、ニーズに応じて4種類の技術を使用できます。

  1. 機械で印刷された文字を抽出する 光学文字認識（OCR)
  2. 手書き文字を抽出する インテリジェント文字認識 (ICR)
  3. 選択肢の一覧から選択項目を判断する 光学式マーク認識（OMR)
  4. 文書上のバーコードからデータを抽出するバーコード認識（BCR)