データキャプチャとは?

請求書キャプチャソフトウェアは、請求書から自動的にデータを抽出します。

請求書キャプチャとは?

請求書キャプチャは、紙の請求書であれ、デジタル形式の請求書であれ、請求書からデータを抽出するプロセスです。これは、支払管理を行う経理部の請求書処理における最初のステップです。従来、組織は光学式文字認識 (OCR) ソフトウェアを使用して請求書をスキャンし、他のアプリケーションやエンタープライズリソースプランニング (ERP) ソリューションで使用できるデータに変換していました。

しかし、人工知能や機械学習の普及に伴い、請求書処理がより自動化し、インテリジェントになり、支払管理での進化が期待できるようになりました。

電子請求書キャプチャのメリット

ほとんどの支払管理では、全請求書の半分は紙のフォームで送信され、残りの半分はEメールまたは電子データ交換 (EDI) で送信されます。これらの請求書の処理には大量の手動データ入力が必要であり、データの入力ミス、請求書の紛失、プロセスの可視性の欠如につながる可能性があります。

一方、請求書キャプチャソフトウェアは、あらゆる種類の請求書におけるデータの分類、抽出、および検証を自動化します。請求書キャプチャソフトウェアでは、次が可能になります。

  • 支払管理担当者の生産性を向上: 手作業が減少するにつれて、従業員は余った時間を人的交流を必要とする価値の高い活動に集中できるようになります。
  • データ入力エラーの削減: インテリジェント請求書キャプチャでは、テンプレート、アンカー、キーワード、ゾーンなしでも、手書きのテキストやさまざまなフォントなど、構造化されていないデータを認識できます。
  • タッチレスの請求書処理を実現:このプロセスはペーパーレス化されていて、人間の介入が最小限で済むため、時間が短縮されます。
  • 仕入先との関係を改善: 請求書処理サイクル時間を短縮することで、支払いの遅延を防げるだけでなく、支払いの更新のために不要なやり取りも回避できます。
  • 支払管理処理コストを削減: 請求書1通あたりの処理コストは、必要な手作業の量に正比例するため、削減が可能です。
  • 保管スペースにかかる費用を削減: 支払管理業務は最も紙を多用する部門の1つであり、紙、ファイルキャビネット、物理的な文書を整理するための保管スペースなどに高いコストがかかります。

請求処理を自動化して支払管理を効率化する方法

請求書キャプチャは、発注から支払までのライフサイクルの手順の1つにすぎません。エンドツーエンドの請求書処理の自動化を実現するには、プロセス全体の可視性、管理、および効率化が必要です。

ハイランドでは、インテリジェント請求書キャプチャ、ワークフロー自動化、およびERPシステムとのシームレスな統合を備えた支払管理自動化ソリューションを提供しています。

  • 請求書キャプチャ:構造化されたデータと構造化されていないデータを、手動で操作することなく自動的にエクスポートできます。
  • 請求書処理:デジタルワークフローを使用して請求書を処理します。このワークフローは、ファイルを自動的に通知し承認者に転送して処理します。
  • 支払管理レポート:支払いまでの時間、請求書承認までの時間、従業員ごとの業務負荷などのパフォーマンスメトリックを把握し、プロセスのボトルネックを特定します。
  • ERP統合:支払管理文書とデータをERPに連携させると、別のアプリケーションにアクセスすることなく、重要な情報に直接アクセスできます。

自動化された請求書処理ソリューションを導入することで、支払管理は純粋に管理的な役割からより戦略的な役割に移行できます。

請求書キャプチャとエンタープライズコンテンツ管理ソリューションが請求書を自動化する方法についてはこちらからお問い合わせください。