文書スキャニングソフトウェア

よりシンプルなデータ入力と処理

組織は、未だに紙文書に埋まれています。これは、AIIM 2016年版「Paper Free Progress Report」で明らかにされていて、回答者の65%がまだ紙文書を扱っていると答えています。紙文書はプロセスを妨げ、業務のスピードを低下させ、情報の紛失や情報を探し出せないなどのリスクを生みます。そのような状況で役立つのが、文書スキャニングソフトウェアです。

文書スキャニングソフトウェアは、 コンテンツ管理システム への 文書のスキャンとインデックス作成 を簡素化する上で役立ちます。このソフトウェアには、文書にインデックスを作成するためのデータ入力を容易にしたり、文書からのデータ取り込みを完全に自動化したりするためのスキャンインタフェイスが用意されています。

文書スキャニングソフトウェアのメリット

組織は紙の書類から解放されます。使いやすいデータ入力および検証インターフェイス、スキャンされたイメージの確認、修正、またはスキャン時のイメージの分割機能、さらに自動化された文書分類やデータ抽出機能により、文書スキャニングソフトウェアには次のような多くのメリットがあります。

  • よりシンプルな文書キャプチャ – - フロントオフィスでもメールルームでも、従業員が文書を受信する際、文書をデジタル化して一元管理されたコンテンツリポジトリに保存する方がはるかに容易です。
  • 手作業の削減 – - 受信した文書のデータ抽出に役立つか、完全に自動化さするかにかかわらず、これらの文書をデジタル化するために必要な手作業が大幅に削減されます。これにより、キャプチャプロセス全体が高速化され、文書のキャプチャ時にスタッフが例外処理に専念できるようになります。
  • 情報への迅速なアクセス – - データ入力が容易で、時には自動化されているため、スキャンされた文書の情報は、関連するすべてのシステムで迅速に更新されます。文書を紙で保存する代わりにスキャンすることで、コンテンツ管理システム内でデジタルアクセスが可能になるため、情報やコンテンツへのアクセスが容易になります。

OnBase文書スキャニングソフトウェアでデータの入力と処理を簡素化

OnBaseは、コンテンツ、プロセス、ケースを管理するプラットフォームです。OnBaseソリューションはまず、コンテンツをシステムに取り込んで、アクセスを容易にし、処理を高速化します。

OnBaseには、コンテンツと情報をキャプチャするための次のようなオプションが用意されています。

  • 多機能プリンタ(MFP)統合 – - OnBaseは、多数のMFPデバイスと直接統合して、OnBaseのキャプチャ機能を高速化します。これには、操作を簡素化するためにMFP装置上に直接インデックス画面を提供することが含まれています。
  • スキャンされたイメージのインポート機能 – - イメージをデジタルの場所(ネットワーク共有、デスクトップなど)にスキャンする場合、アドホックベースまたはバッチ文書としてOnBaseに容易にキャプチャできます。
  • シンプル化、自動化されたインデックス作成オプション – - OnBaseには、スキャン後の文書の整理とタグ付けのためのインデックス作成オプションが多数用意されています。 アドホックベースでキャプチャする 一般社員、受付・フロントスタッフなどのユーザー向けに、OnBaseは、シンプルなスキャン画面を提供し、他のアプリケーションと連携して特定のインデックス値を取得します。 大量のバッチスキャンニング操作 の場合、OnBaseは、インデックス作成の支援と、完全に自動化された文書の分類とインデックス作成の両方の機能を提供し、コンテンツのキャプチャを高速化します。

OnBaseは、キャプチャ操作をシンプルにし、組織がコンテンツとプロセスのデジタル化によるメリットをすばやく利用できるようにします。

OnBaseの文書スキャンニングソフトウェアについては こちら からご確認ください。