記録保有と文書保有ソリューション

ハイランドと Iron Mountain® で文書保有を自動化し、コンプライアンスを向上

「50％以上の組織がコンプライアンスとガバナンスの自動化を「極めて重要」または「形勢を一変させる」ものと考えていますが、そのうち70％の企業では、主要なガバナンスプロセスの自動化は50%未満にとどまっています」。 – AIIM, Iron Mountain 後援の調査 

情報が保存されている限り、悪意のある人の手に渡る可能性があります。この理由から、コンテンツと情報の保有戦略が重要となります。

しかし、徹底した文書保有戦略には、法律面での相談が必要となる場合があり、コストと時間がかかります。ハイランドは、プロセスの簡素化と変革のため、Iron Mountain® と提携して Governance Rules as a Service (GRaaS) ソリューションを開発しました。

Iron Mountain® Policy Center ソリューションは、クラウドベースの保有とプライバシーポリシーの管理プラットフォームです。自分の義務を容易に理解し、コンプライアンスを示す方法を提供します。OnBase と直接連携して OnBase 内の関連コンテンツに保有ポリシーを適用することで憶測による業務を排除します。
OnBase では、これらのポリシーに従ってコンテンツを自動的に破棄できるため、組織は、限られた手作業と管理で、コンプライアンスの維持、コンテンツストレージの削減、リスクの軽減を実現できます。

Iron Mountain®Policy Center ソリューションを活用することで、OnBase 内の関連する文書のすべてに、集約し更新した理解しやすい保有規制と引用を適用できます。

これによって以下が可能になります。

• コンプライアンスのサポートと関連ポリシーの容易な理解Iron Mountain®Policy Center ソリューションは、すべての情報ガバナンスポリシーに対して、なぜ重要なのかという理由と、その実行方法を簡単に説明して集約し定期的に更新します。
• 文書保有の有効性を向上 このエンド・ツー・エンドのソリューションは、関連するポリシーの集約と文書保有スケジュールの管理・実行の両方に対応しているため、最小限の手作業でコンプライアンスを確実に維持できます。
• 文書破棄でリスクを削減OnBase によって破棄される情報は、だれもがアクセスできる情報ではありません。つまり、悪意のある人の手に渡らないということを意味します。また、文書を自動破棄することで、監査の対象となるコンテンツが減少し、データベースの肥大化が緩和され、罰金のリスクが軽減されます。

ハイランドと Iron Mountain® の文書保有ソリューションのメリットについては、ハイランドまでお問い合わせください。