ファイルストレージとアーカイブ

OnBaseでは、シンンプルなWindowsやLinuxファイルサーバーや、特定の目的で構築されたスストレージデバイスなど、ネットワークで参照可能な各種共有ファイルに電子ファイルを格納することができます。そのため、OnBaseシステムだけのために高価なスストレージソリューションを購入する必要がありません。

OnBaseのアーキテクチャは、追加のソフトウェアを購入することなく、データ損失を万全に防止するように設計されています。OnBaseでは、OnBaseに格納される各ファイルに対して作成可能なオンラインのコピー数に制限がありません。ハードウェアやネットワークに障害が発生し、メインのファイルサーバーへのアクセスが中断された場合、OnBaseはフェイルオーバー機能によって即座に第2のコピーに切り替えて業務上のダウンタイムを確実に防止します。

OnBaseでは、文書をデータベースに格納する際にBLOBフォーマットを使用することはありません。その結果、文書のメタデータはデータベースのみが扱い、電子ファイルはファイルサーバーとデバイスのみが扱うという、それぞれの特長を生かした構造を成立させることができます。このように、データと文書を分離することで、部門単位の小規模な展開や、国際的なエンタープライズ規模の実装など、そのスケールに関わらず、それぞれのOnBaseシステムの効率性を最大限に高めることができ、メンテナンスとバックアップ作業が格段に行い易くなります。

プラッタ管理
主要な業務文書を効果的に保存することは、あらゆるITシステムの基盤となります。しかし、電子文書を即時に入手した上で効率良く使用することができない状況では、無数の文書のスストレージを管理することは困難です。

OnBaseでは、ファイルのバックアップ、移行、エクスポート、削除など、高度なスストレージと災害復旧ソリューションを簡単に設定・管理することができるため、組織それぞれに固有なストレージ戦略を最適化することができます。複数の電子ファイルのコピーを複数のオフサイトの場所に保存することで、業務の継続性、セキュリティ、スケーラビリティ（拡張性）が促進されます。また、業務文書の種類ごとに適切なディスク媒体を割り当てることで、スストレージ費用を最低限に抑え、文書の入手性を最大限に高めることができます。

深刻なファイル破損やデータセンターにおける何らかの障害が発生した場合でも、OnBaseは重要なデータが常に利用可能な状態を維持します。

EMC Centera
組織内のスストレージ要件に対応するために、EMC Centeraのプラットフォームに既に投資済みの場合、OnBaseを導入することで、業務コンテンツのセキュリティとデータ整合性を更に強化することができます。Centeraに備わっている冗長性を活かして、文書の入手性を確保しながらバックアップの所要時間を短縮することができます。また、Centera固有のコンテンツアドレッシングを介した権限の無いアクセスからOnBaseのコンテンツを守り、Centeraに格納済みのコンテンツをOnBaseの保有スケジュールに基づいて保有することができます。

IBM Tivoli
IBM Tivoli Storage Managerシステムで管理するメディアに保管された文書やバックアップをOnBaseに格納することで、文書の不足、処分、削除などが原因で生じる遅れやコストを排除することができます。IBM Tivoli Storage Manager OnBase統合は、簡単に実装・管理することができ、各ワークステーションにTivoliをインストールする必要が無くなります。様々な種類のメディアにファイルを簡単にアーカイブして、オフサイトでの保管用にコピーを作成することで、規制へのコンプライアンスと業務の継続性を確保することができます。

ドキュメントトランスファー
組織内に個別の事業単位や、支社、国際部門などが存在する場合、各所に重要な業務文書を転送することが困難な場合があります。

OnBaseでは、大量の文書を指定したスケジュールで送受信することで、コンテンツの共有に伴うコストや遅れを排除することができます。また、OnBaseシステムにおける文書のコントロールを維持した上で、これらのファイルを電子的に転送することも可能です。

CD/DVD/Blu-rayオーサリングとエクスポート
高い生産性を確保するために、ダウンタイムを最小限に抑えることは不可欠です。ダウンタイムが発生すると、分刻みで組織の収益性に深刻な影響が及びます。自然災害、ハードウェア障害、人為的ミスが発生した場合、重要な業務文書の再作成やスキャン作業のやり直しには時間とコストがかかり、組織にとって大きな負担となります。

OnBaseでは、文書のみ、または文書とメタデータを光学式メディアにコピーすることで、災害復旧にも効果的に対応することができます。また、必要に応じて業務上不可欠なリソースを急速に復旧し、業務の継続を確保することも可能です。

OnBaseは、ダウンタイムによる生産性の損失や、深刻なデータ損失による収益の減少を確実に阻止します。

Microsoft ExchangeのEメールアーカイブ
現代のビジネスにおけるEメールの重要度がより一層高まるに伴い、電子コンテンツのアーカイブに対する規制も厳しくなっています。毎日数千通ものEメールのやりとりが組織内で行われるなか、送受信されたメッセージはすべて社内の記録と見なされ、訴訟案件における調査対象ともなり得るなど、Eメールは組織をリスクにさらす可能性を抱えています。

リスクを軽減しながらメッセージを効果的に管理するために、OnBaseではすべての送受信済みEメールを単一の検索可能なレポジトリに保管します。OnBaseを活用することで、例えば訴訟案件で情報が必要となった場合でも、Eメールのコンテンツを簡単に見つけることができ、非効率的なバックアップテープから情報を復元・検索して必要な情報を探し出す必要が無くなります。