Conformité des documents et processus
Les niveaux d’exigence en matière de conformité et d’audits (internes comme externes) ne cessant d’augmenter, avoir une traçabilité des documents dont vous avez besoin devient plus crucial que jamais.
L’un des meilleurs exemples est le récent remaniement du système de sécurité alimentaire des États-Unis ; remaniement qui, désormais, impose une multiplication des inspections gouvernementales dans les installations de traitement des denrées alimentaires, et donne à la FDA (Food and Drug Administration) le pouvoir d’ordonner le rappel des produits alimentaires considérés comme dangereux. Une partie du processus de rappel exige que les fabricants fournissent à la FDA un accès distant aux dossiers et aux documents critiques, afin de faciliter les investigations et les audits.
Un véritable cauchemar pour les producteurs dont la gestion documentaire est désorganisée. Un cauchemar qui pourrait s’avérer désastreux pour leur activité et entraîner des pertes de revenus, voire la fermeture de leurs installations ; sachant qu'un rappel de la FDA coûte généralement des millions de dollars.
Une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) bien pensée peut vous simplifier la tâche, faciliter les audits et vous aider à répondre aux diverses exigences réglementaires. Après la mise en œuvre d'une solution ECM intelligente, la majorité des industriels réduisent de manière significative leurs coûts d’audit existants, y compris ceux engagés pour l’accès distant et sécurisé aux documents critiques.
De plus, une solution de gestion de dossiers adaptée permet de gérer la durée de conservation des documents et leur suppression définitive. En d’autres termes, associez une date d’expiration à un document et il sera automatiquement supprimé à cette date (ou un e-mail vous sera envoyé pour vous informer que le document est arrivé à expiration, et vous inviter à vérifier et à approuver sa suppression).
Autres avantages :
- Offre la réactivité nécessaire au suivi de l’évolution constante des exigences réglementaires et distribue immédiatement les mises à jour requises
- Stocke et communique les modifications opérées sans les copier ni les distribuer
- Offre un haut niveau de sécurité et fournit un tableau de bord de conformité à votre responsable conformité afin de réduire les risques en temps réel
- Gère la durée de conservation des documents stockés selon des règles prédéfinies, afin de satisfaire aux exigences de conformité et de minimiser les risques juridiques.